Die ABC-Mandantenklassifizierung

Effizientes Zeitmanagement bei der Mandantenbetreuung

Setzen Sie Prioritäten

Die Zeit, die Sie jedem Mandanten für Buchführung und Beratung widmen können, ist begrenzt. Durch die ABC-Klassifizierung ermitteln Sie, von welchen Mandanten Sie besonders profitieren. Dementsprechend können Sie Ihre Prioritäten neu setzen.

Ihre Mandanten wollen persönliche Beratung und erwarten eine zügige Bearbeitung ihrer Anliegen. Das bedeutet, Sie setzen bei der Terminvergabe und bei Erledigung der anstehenden Aufträge Prioritäten. Tendenziell erhalten Mandanten, die am lautesten auf sich aufmerksam machen, also regelmäßig nachfragen und Erwartungen äußern, den Vorzug. Oft sind das aber keineswegs die für Sie angenehmsten und lukrativsten Mandanten. Verschaffen Sie sich also einen Überblick über Ihre Mandanten: Wer ist besonders rentabel? Wer liefert Belege zuverlässig ab? Mit wem verläuft die Zusammenarbeit sehr gut? Darauf basierend können Sie dann Ihre Prioritäten neu setzen.

Einfache Vorgehensweise

Ein geeignetes Mittel für die Bewertung Ihrer Mandaten ist die ABC-Klassifizierung. Die Vorgehensweise ist einfach und die Maßnahme lässt sich in kurzer Zeit umsetzen.

Listen Sie zunächst alle Ihre Mandanten, sortiert nach dem Deckungsbeitrag, auf: höchste Summe oben, niedrigster Betrag unten. Dann teilen Sie die Mandanten in die Kategorien A, B und C ein. Die ersten 20 Prozent der Namen auf der Liste, also diejenigen, die den meisten Umsatz bringen, sind die A-Mandanten. Die nächsten 50 Prozent sind B-Mandanten und die letzten 30 Prozent sind C-Mandanten.

Im nächsten Schritt ziehen Sie ein weiteres Kriterium hinzu: Ihre persönliche Bewertung der Mandanten. Verläuft die Zusammenarbeit sehr gut, ist der Kontakt angenehm, erhalten Sie durch Empfehlungen des Mandanten weitere, gute Mandate? Dann kennzeichnen Sie ihn mit „mehr davon“. Läuft die Zusammenarbeit für Sie zufriedenstellend ab, erhält der Mandant ein „passt so“. „Lieber nicht“ ist wiederum für Mandanten vorgesehen, mit denen Sie ungern zusammenarbeiten, die beispielsweise ständig Forderungen stellen, Beratung erwarten, aber nicht bereit sind, die Leistungen angemessen zu vergüten. Die „mehr-davon“-Mandanten reihen Sie dann, unabhängig vom Umsatz in die Kategorie A ein, die „lieber-nicht“-Mandanten dagegen setzen Sie ans untere Ende der Liste.

Die Klassifizierung Ihrer Mandanten sollten Sie regelmäßig, etwa einmal pro Jahr, durchführen und das Ergebnis entsprechend in den Mandantenkontakten notieren.

Bearbeitungszeit anpassen

Abhängig von der Kategorie können Sie zukünftig die Bearbeitung der Aufträge priorisieren und die Betreuungszeit einteilen. A-Mandanten sollten Sie monatlich anrufen, B-Mandanten einmal pro Quartal und C-Mandanten halbjährlich. Auch Termine für Beratungsgespräche können Sie gezielt nach der Kategorie vergeben. A-Mandanten erhalten möglichst schnell einen Termin während die C-Mandanten bei einem engen Terminplan eventuell etwas länger warten müssen. Gleiches gilt für die Bearbeitung der Aufträge.

Mit diesem Vorgehen können Sie den Kontakt zu den guten, umsatzstarken Mandanten intensivieren und diese auch für zusätzliche Beratungsleistungen sensibilisieren. Gleichzeitig verringern Sie die Zeit, die Sie in die weniger lukrativen, anstrengenden C-Mandanten investieren.

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Angela Hamatschek ist Kanzleiberaterin, Autorin und Expertin für innovatives Kanzleimarketing. Darüber hinaus ist sie als Autorin für diverse Fachverlage tätig und bringt ihre Erfahrung zu Papier. (www.delfi-net.de)

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