Smartphone-Apps, die Ihre Arbeit erleichtern

Als universelle Kommunikations- und IT-Plattform für den Job werden Smartphones und Tablets immer beliebter. Voraussetzung für den professionellen Einsatz ist eine leistungsfähige Software. Welche Business-Apps Sie im Arbeitsalltag unterstützen und was zu beachten ist.

Buchhalter sind viel unterwegs, denn Mandanten schätzen eine persönliche Betreuung und regelmäßige Buchungsarbeiten inhouse. Während ihrer auswärtigen Tätigkeiten müssen sie Termine verwalten, Fachinformationen recherchieren und bei Bedarf mit Mandanten, Steuerberatern und Behörden kommunizieren. Unterstützung bieten neben Laptops auch Smartphones und Tablets. Moderne Business-Applikationen (Apps) verwandeln die Hardware in einen wertvollen Helfer für den Berufsalltag. Wer sein Smartphone oder Tablet für den beruflichen Einsatz aufrüsten will, sollte bei der App-Suche systematisch vorgehen. So lassen sich die Programme auf das Notwendige beschränken und die Systemressourcen schonen. Die entscheidende Frage lautet: Was brauche ich wirklich und was ist bloße Spielerei?

Starke Assistenten im Büroalltag

Für die gängigen Smartphone- und Tablet-Betriebssysteme Android, iOS, Windows und Blackberry gibt es eine kaum überschaubare Fülle an Business-Apps. User sind gut beraten, sich zunächst einen Überblick zu verschaffen, wo Applikationen helfen können. Im Folgenden erfahren Sie mehr über sinnvolle Einsatzbereiche für Büro-Apps und welche Hilfe sie im Beruf bieten.

To-do-Listen

Wer viel zu tun hat, verliert schnell den Überblick. Um die Aufgabenflut zu bewältigen ist es wichtig, Doings zu priorisieren, sie Projekten und Zeiträumen zuzuweisen und leicht auffindbar abzulegen. Mit „To-do-Apps“ lassen sich Aufgaben systematisch erfassen und im Blick behalten. Je nach Bedarf gibt es App-Lösungen, die an eine webbasierte Datenbank (Cloud) angebunden sind und Aufgabenlisten automatisch mit dem Rechner im Büro synchronisieren. Zum Testen eignen sich etwa die Gratisversionen von „Todoist“, „Wunderlist“ oder „Remember The Milk“.

Zeitmanagement

Ohne professionellen Umgang mit dem Zeitbudget bleibt die Effizienz auf der Strecke. Wer den Zeitbedarf für einzelne Tätigkeiten im Blick behalten will, kommt um ein genaues Zeitmonitoring nicht herum. Zeiterfassungs-Apps unterstützen dabei, Arbeitsprozesse zu optimieren und Zeitfresser zu identifizieren. Auch hier sind Cloud-Lösungen erhältlich, die einen Abgleich der Zeiterfassung zwischen mehreren Rechnern erlaubt. Für den Einstieg sind kostenfreie Apps wie etwa „Time & Bill“, „Timesheet Cloud“ oder die Gratis-Testversion von „timr“ zu empfehlen.

Notizen

An einem vollgepackten Arbeitstag gehen wichtige Informationen schnell verloren. Nach einem Mandantengespräch etwa helfen ein paar kurze Notizen, um die wichtigsten Gesprächspunkte später wieder wachzurufen. Mit der richtigen App ausgerüstet können Buchhalter in vielen Fällen auf Notizblock und Stift als Gedankenstütze verzichten. Viele Notiz-Apps speichern nicht nur Text- sondern auch handschriftliche und Sprach- sowie Fotonotizen ab. Wer es mal ohne Zettelwirtschaft versuchen möchte, kann mit den Gratisversionen von „Evernote“, „OneNote“ oder „INKredible“ einen guten Anfang machen.

Dokumentenbearbeitung

Eingehende Dokumente erfordern oft eine schnelle Bearbeitung. Auf standardmäßig ausgestatteten Smartphones und Tablets werden Textdokumente, Rechentabellen und Präsentationen oft nicht zuverlässig dargestellt oder sind nicht modifizierbar. Abhilfe schaffen Office-Apps, die alle gängigen Dateiformate unterstützen. Als Einsteigermodelle eignen sich Gratis-Applikationen wie „LibreOffice“, „Kingsoft“ oder „Polaris“. Tipp: Wer Dokumente oft zwischen PC und Smartphone hin und her schiebt, sollte auf allen Geräten die gleiche Software benutzen. So lassen sich Übertragungsfehler ausschließen.

Wissen für Buchhalter

Das betriebliche Rechnungswesen unterliegt einem ständigen Wandel. Informations-Apps leisten wertvolle Hilfe wenn es darum geht, neue Gesetze, Gesetzesänderungen und Urteile im Blick zu behalten. Sie sind mit einem Nachrichtendienst verbunden und machen auf sich aufmerksam, sobald es interessante Neuigkeiten gibt. Speziell für die Belange im Rechnungswesen ist die „Buchhalter-App“ konzipiert. Sie informiert über Neuigkeiten auf der Buchhalterseite wie aktuelle Branchen-News und nützliche Praxis-Tipps. Die Buchhalter-App kann kostenlos heruntergeladen werden.

Im Google-Play-Store 

Fazit

Smartphones und Tablets lassen sich mit modernen Büro-Applikationen in ein unentbehrliches Business-Tool verwandeln. Jedoch sollten Sie bei der Auswahl geeigneter Apps mit Bedacht vorgehen. So vermeiden Sie, dass Ihr Betriebssystem mit überflüssigen Applikationen überfrachtet wird. Für den Einstieg eignen sich in der Regel abgespeckte Gratis- oder Testversionen. Wenn sich eine App für Sie als nützlich erweist, können Sie immer noch die Vollversion erwerben.

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Tina Weinmayer, Bilanzbuchhalterin

bpo 2015:Arbeitsalltag;bpo 2015:IT

Dieser Artikel gehört zu den Themen:

ArbeitsalltagIT
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