Belegtransfer: Information ist alles
Schnell und einfach die richtigen Bescheinigungen erhalten
Irren ist menschlich. Also kann es schon mal vorkommen, dass ein Mandant Ihnen einen falschen Beleg schickt. Ärgerlich ist nur, wenn das zur Regel wird. Doch warum passieren Fehler beim Belegtransfer?
Keinesfalls dürfte dahinter eine böse Absicht Ihres Mandanten stecken. Oftmals weiß er einfach nicht, wie die richtige Bescheinigung auszusehen hat. Schließlich hat er nicht jeden Tag mit solcherlei Unterlagen zu tun.
Auch Banken und Versicherungen machen es Ihrem Kunden nicht leicht. Doch es gibt eine einfache Möglichkeit, schon beim ersten Nachhaken den richtigen Beleg zu bekommen – Information lautet das Zauberwort.
Verständliche Sprache und Musterkopien verwenden
Für die Informationspolitik gilt: Mehr ist mehr. Erklären Sie Ihrem Mandanten bei jeder sich bietenden Gelegenheit, wie die von Ihnen benötigten Belege aussehen müssen. Und wenn Sie dabei auch noch die Sprache Ihres Kunden sprechen, beugen Sie Missverständnissen vor.
Mit Checklisten und Musterkopien veranschaulichen Sie Ihrem Mandanten, welchen Beleg Sie genau meinen. Diese Vorlagen können Teil einer Begrüßungsmappe für Neumandanten sein. Darüber hinaus finden Ihre Kunden in diesem Hefter ein Beispiel für eine vollständige Rechnung, Hinweise für ein richtig geführtes Kassenbuch und ein Muster für ein korrektes Fahrtenbuch. Je nachdem, was für den neuen Mandanten wichtig ist.
Ihre Vorteile: Mit einem solchen Begrüßungsordner hinterlassen Sie gleich zu Beginn der Zusammenarbeit einen guten Eindruck. Und bei eventuellen Fragen zu Belegen findet Ihr Mandant darin Antworten, was die Zahl seiner Anrufe bei Ihnen merklich reduziert.
Aufklärungsarbeit leisten
Bei manchen Belegen schleicht sich der Fehlerteufel häufiger ein als bei anderen. Bewirtungsbelege sind dafür ein gutes Beispiel – deshalb ist hier besonders viel Information vonnöten. Die Innenseite des Pendelordners eignet sich bestens für derartige Aufklärungsarbeit. Dort können Sie Ihrem Mandanten auf elegante Weise das Wichtigste mitteilen.
Dieser Hinweis könnte zum Beispiel so aussehen:
Gecheckt und perfekt!
Folgende Belege und Informationen bitte immer direkt zu mir:
- Neue Verträge (Miete, Pacht, Leasing etc.)
- Spendenbelege im Original
- Steuerbescheinigungen Ihrer Bank(en) im Original, der Begriff Steuerbescheinigung muss darin explizit auftauchen
- Bewirtungsbelege (wichtig: bitte die Rückseite ausfüllen)
Ich freue mich über jeden Ihrer Belege!
Ihr Buchhalter XY
Am schnellsten per Fax: 0123/45678-90
Es muss nicht immer das Original sein
Von der Buchhaltung mal abgesehen brauchen Sie kaum Originalbelege. Während diese beispielsweise bei Spenden und Steuerbescheinigungen unverzichtbar sind, reichen ansonsten Kopien. Trotzdem sind viele Buchhalter auf Originale „getrimmt“ – behalten Sie also im Hinterkopf, dass Kopien oftmals auch o.k. sind.
Selbst Bescheinigungen zu Spenden und Steuern kann Ihr Mandant erst einmal faxen oder mailen. So kann der Fall bearbeitet werden, ohne dass Sie lang auf fehlende Unterlagen warten müssen. Die Originale können Sie später immer noch abheften. So erledigen Sie Aufgaben ohne größere Verzögerung.
Spezialfall Neuwagen
Die Versteuerung eines Dienstwagens ist kompliziert. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihren Mandanten genau über die dafür erforderlichen Unterlagen informieren. Wenn Sie das auf übersichtliche und leicht verständliche Weise tun, ist Ihr Mandant eher dazu bereit, Ihre Hinweise in die Tat umzusetzen.
Schön ist etwa ein freundliches Anschreiben, in dem Sie ihm zum neuen Auto gratulieren. Dieses können Sie mit einer Checkliste der Informationen ergänzen, die Sie von ihm brauchen: Bruttolistenpreis, wie wird der Wagen genutzt, Finanzierung – all diese Punkte sollten sich in der Orientierungshilfe finden. Tipp: Schenken Sie wichtigen und/oder langjährigen Mandanten ein Fahrtenbuch mit Mustereinträgen.
Viele weitere Tipps erhalten Sie als Mitglied des Bundesverbands der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC) auf den Treffen des Arbeitskreises der Selbstständigen – hier tauschen sich Deutschlands selbstständige Bilanzbuchhalter aus.
Uta-Martina Jüssen ist selbstständige Bilanzbuchhalterin und Personalcoach.
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