Mehrwert oder nur Mehraufwand?

Cloud-Lösungen auf dem Prüfstand

Jeder Buchhalter kennt sie: die Diskussionen um die Cloud. Viele sind von den neuen digitalen Möglichkeiten begeistert, einige halten sie für zukünftig unersetzbar und manche haben nach wie vor Bedenken gegenüber Cloud-Lösungen. Anlass genug, um sie genauer unter die Lupe zu nehmen.

Ein Begriff, drei Aufgaben

Schaut man sich die Cloud einmal näher an, stellt man schnell fest: Sie ist nichts Abstraktes, sondern eigentlich etwas ziemlich Simples. Denn die digitale Wolke meint nichts anderes als ein externes Rechenzentrum, das Firmen und Privatpersonen zu verschiedenen Zwecken nutzen können. Dabei haben sich drei unterschiedliche Anwendungsebenen entwickelt:

  • Infrastructure as a Service (IaaS): Bei dieser Form mieten Unternehmen technische Infrastruktur in einem externen Rechenzentrum häufig in Form von Speicherplatz oder Rechenleistung. So können sie je nach Bedarf schnell und flexibel IT-Ressourcen auf- oder abbauen und zahlen nur für die Leistung, die sie gerade benötigen.
  • Platform as a Service (PaaS): Dieses Modell ist an die Ansprüche von Entwicklern angepasst. Ihnen werden vom PaaS-Anbieter Entwicklungsumgebungen breitgestellt, auf denen sie neue Programme und Web-Applikationen entwickeln können.
  • Software as a Service (SaaS): Bei SaaS liegen einzelne Anwendungen oder sogar die gesamte Software auf den Rechenzentrums-Servern des Softwareanbieters. Der Zugriff durch den Nutzer – der die Software nicht mehr kauft, sondern nur noch mietet – erfolgt ganz einfach per Browser über das Internet. Der Vorteil: teure Infrastruktur mitsamt regelmäßigen Updates entfällt.

Für den Beruf des Buchhalters sind vor allem die Vorteile von SaaS-Angeboten interessant. Sie können ihre Arbeit so in kleinerem oder größerem Umfang in die Cloud auslagern – ganz nach ihren individuellen Bedürfnissen. Was das genau bedeutet, erläutert der Artikel im Folgenden anhand zweier Möglichkeiten.

Buchhaltung ganz in der Wolke

Cloud-LösungenViele Softwareunternehmen bieten ihre Produkte heute schon als sogenanntes Application Service Providing, kurz ASP, an. Dabei liegt die gesamte Software mitsamt gespeicherten Daten auf den Servern im Rechenzentrum des Unternehmens. Je nach Anbieter besteht sogar die Möglichkeit, ganze Betriebssysteme mitsamt Software von Drittanbietern auszulagern. Konkret bedeutet dies, nicht nur auf die Buchhaltungssoftware, sondern auch auf Programme wie beispielsweise Microsoft Office per Internetverbindung zuzugreifen.

Das bringt für den Buchhalter einige Vorteile mit sich. Zum einen muss er sich nicht um Installation und Wartung – d. h. Administration der Software, Sicherheitsvorkehrungen, Datensicherungen und Updates – kümmern. Diese Aufgaben übernimmt der jeweilige Dienstleister. Zum anderen können auch ältere PCs weiterhin verwendet werden, da die Rechenleistung von den Servern im Netz kommt. Einzige Voraussetzung sind ein normaler Browser sowie eine stabile Internetverbindung. Regelmäßiges, teures Aufrüsten der Hardware vor Ort ist nicht nötig.

Cloudnahe Zusammenarbeit mit den Mandanten

Wer sich als Buchhalter gegen ASP-Angebote entscheidet und seine Software lieber auf dem eigenen PC im Büro weiß, kann sich trotzdem mit modernen digitalen Lösungen das Leben einfacher gestalten. Denn als Ergänzung zur Buchhaltungssoftware ist die Cloud das ideale Werkzeug für eine optimierte Zusammenarbeit mit den Mandanten.

Ob Belege, Kassenbücher, Kontoauszüge oder sonstige Dokumente – der schnellste Weg vom Mandanten zum Buchhalter und wieder zurück geht immer über die Datenautobahn. Entsprechend profitieren beide Seiten, sobald sie den digitalen Weg des Dokumentenaustausches beschreiten. Alle buchführungsrelevanten Unterlagen sowie sonstigen Dokumente werden über das Rechenzentrum gesendet, wo sie im Idealfall mit automatischen Buchungsvorschlägen versehen werden und direkt in der Software abrufbar sind.

Die sich daraus ergebenden Vorteile sind vielfältig. Während der Buchhalter Zeit spart, profitieren Mandanten von einer zeitnahen Buchführung und schnelleren Auswertungen – auf die sie dank der Cloud ganz einfach von überall zugreifen. Durch Verknüpfung mit dem Buchungssatz lassen sich außerdem eine bessere Nachvollziehbarkeit und mehr Revisionssicherheit gewährleisten. Weil Originalbelege beim Mandanten verbleiben, können Buchhalter und Mandant außerdem gleichzeitig mit ihnen arbeiten.

Herausforderungen auf dem Weg in die Wolke

Wie bei vielen Dingen im Büroalltag gilt auch für Clouddienste: erst der Aufwand, dann das Vergnügen. Trotzdem lässt sich im gleichen Atemzug feststellen: Bange machen gilt nicht. Denn der Implementierungsaufwand ist überschaubar und kennt vor allem zwei Schwerpunkte:

Zum ersten gibt es meist eine klassische Eingewöhnungsphase für die neuen Arbeitsabläufe und Anwendungen. Wer sich hier für Cloudangebote seines bisherigen Softwareanbieters entscheidet, wird sich aber erfahrungsgemäß schnell zurechtfinden. Einige Anwendungen, zum Beispiel der Kontoauszugsmanager, besitzen darüber hinaus eine Lernphase. Eingelesene Kontobewegungen werden hier zu Beginn händisch zugeordnet, bis das Programm mit genügend Informationen gefüttert wurde, um automatische Buchungsvorschläge mit minimaler Fehlerquote zu generieren.

Zum zweiten braucht es bei den Mandanten Überzeugungsarbeit, warum sie sich auf die neuen Abläufe einlassen sollten und wo ihre Vorteile liegen. Sinnvollerweise geht man den gemeinsamen Weg in Cloud zuerst mit jenen Mandanten, die neuen Technologien gegenüber aufgeschlossen sind. Sobald sich ein Gefühl für die digitalen Prozesse eingestellt hat, lässt sich der restliche Mandantenstamm nachholen. Dabei müssen sich Buchhalter bewusstmachen: Nicht alle Mandanten werden sich überzeugen lassen. Es ist normal, dass ein kleiner Teil weiterhin auf den Papierweg bestehen wird.

Und wie steht es um die Datensicherheit?

Da Buchhalter mit sensiblen Daten ihrer Mandanten arbeiten, steht Sicherheit an erster Stelle. Zumal, wenn diese Daten auf Servern außerhalb der vier Bürowände gespeichert sind.  Seriöse Anbieter von Clouddiensten bieten daher ein umfassendes Paket an Schutzmaßnahmen, um höchste Sicherheit zu gewähren. Aber wodurch zeichnen sich professionellen Anbieter aus? Unser Autor Christian Ostermaier hat alle Punkte, auf die Buchhalter achten sollte, in einem Artikel ausführlich erörtert. Die wichtigsten Punkte in der Kurzversion lauten:

  1. Standort des Rechenzentrums in Deutschland
  2. Mehrstufiges Sicherheitssystem – kein Zugriff Unbefugter
  3. Redundante Energieversorgung zur Ausfallabsicherung
  4. Verschlüsselung aller Daten bereits beim Mandanten bzw. Buchalter
  5. Zertifikate sprechen für die Qualität des Anbieters

Fazit

Mehrwert oder Mehraufwand? Cloudlösungen bringen beides mit sich. Für ein wenig Mehraufwand in der Anfangszeit bieten sie langfristig viel Mehrwert: Sie sparen Zeit, erfordern geringere Kosten für IT-Infrastruktur und schonen die Nerven, da sich der Softwareanbieter um Updates und den reibungslosen Betrieb kümmert. Davon profitieren Buchhalter, die mit ihrer Software komplett in die Cloud ziehen, ebenso wie jene, die nur für die Zusammenarbeit mit ihren Mandanten neue, digitale Wege gehen möchten.

Vor allem aber lassen sich in der Cloud die Fundamente für die Zukunft des Buchhalter-Berufs legen. Denn dank des enormen Zeitgewinns haben sie mehr Freiraum, ihr Leistungsportfolio auszubauen oder sich zu spezialisieren.

 

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Philipp Katzschmann, Redakteur Buchhalterseite.de

bpo 2015:Arbeitsalltag;bpo 2015:IT

Dieser Artikel gehört zu den Themen:

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