Wo die sicheren Daten wohnen? In der Cloud!

Worauf Sie bei der Wahl eines Rechenzentrums achten müssen

Buchhaltern stehen heute zahlreiche technische Möglichkeiten für den Austausch und die Aufbewahrung von Daten zur Verfügung – darunter auch Cloud-Dienste.  Dabei werden Dateien nicht mehr lokal im Buchhaltungsbüro, sondern auf Servern im Rechenzentrum des Softwareanbieters gespeichert. Welche Sicherheitsaspekte Buchhalter dabei beachten müssen, verrät Christian Ostermaier.

Datenschutz ist Vertrauenssache

Immer mehr Buchhalter nutzen die Vorteile von Cloud-Lösungen und lagern dabei sensible Daten in fremde Rechenzentren aus. Ganz unabhängig, ob es sich um besonders sicherheitsbedürftige – bspw. Lohn- und Finanzdaten – oder allgemeinere Informationen handelt, sollten Sie dabei allen Daten den bestmöglichen Schutz zukommen lassen. Dies liegt sowohl in Ihrem als auch im Interesse Ihrer Mandanten.

Doch wodurch zeichnen sich professionelle und vertrauenswürdige Anbieter aus bzw. wie erkennen Sie sie? Hilfreich sind hier die erworbenen Zertifizierungen. Sie geben Hinweise darauf, wie erfahren und etabliert ein Anbieter am Markt ist. Achten Sie hier besonders auf ISO-Zertifikate. So stellen Sie sicher, dass der Anbieter die Tücken des Marktes kennt und Sie mit einer langfristigen Partnerschaft planen können.

Gut informiert und gut geschützt gehen Hand in Hand

Im zweiten Schritt können Sie weitere Faktoren hinzuziehen. Vertrauenswürdige Rechenzentren geben umfängliche und auch für Laien verständliche Informationen über ihr Angebot – so sind Sie von Anfang an auf der sicheren Seite.

Gibt es Angaben über Notfallpläne zur physischen und virtuellen Sicherung des Rechenzentrums? Wird einem unwiederbringlichen Datenverlust durch regelmäßige Back-Ups vorgebeugt? Und ist die laufende Fortbildung der Mitarbeiter sichergestellt? Geben Sie sich nur mit positiven Antworten zufrieden.

Besondere Sicherheiten bieten sogenannte redundante Systeme – d. h. alle wichtigen Komponenten sind mehrfach vorhanden. Versagen etwa eine Datenleitung oder ein Stromgenerator den Dienst, fangen parallel geschaltete Systeme den Ausfall ab.

Genauso ist der Standort des Rechenzentrums in Deutschland nicht Kür, sondern Pflicht. Nur so greift das besonders strenge, deutsche Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Der Weg in die Cloud führt über Ihr Büro

Deswegen beginnt Sicherheit auf Ihrer Hardware – und das im doppelten Sinn. Denn um Datenklau effektiv entgegenzuwirken, sollten alle Dateien bereits in Ihrem Büro verschlüsselt werden. So geben Sie Datendieben keine Chance.

Unabhängig davon, wessen Dienste Sie schlussendlich nutzen, sollten Firewall und Virenschutz, genauso wie Ihre Hardware, immer dem aktuellen Stand entsprechen. Lassen Sie sich von eventuellen Mehrkosten nicht abschrecken – kaum eine Investition in Ihrem Büro verfügt über ein so gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis, bedenkt man die möglichen Schäden bzw. Kosten eines Datendiebstahls.

Am Anfang jeder Cloud-Lösung steht die Informationspflicht

Arbeiten in der Cloud bedeutet: Die Daten Ihrer Mandanten werden auf den Servern Dritter gespeichert. Nutzen Sie entsprechende Angebote, greift das BDSG. Innerhalb der Kette vom Buchhalter über den Software-Anbieter bis hin zum Rechenzentrum muss jede Stelle gewährleisten, dass nachfolgende Stellen die gesetzlichen Regelungen einhalten.

Sie sind damit außerdem verpflichtet, Ihren Klienten lückenlose Auskunft zu geben und seine Zustimmung einzuholen. Klären Sie hierzu schon vor Vertragsabschluss, wem die Daten bzw. Kopien in der Cloud gehören. Versichern Sie sich ferner, dass nach Beendigung der Partnerschaft alle Daten gelöscht werden.

So nehmen Sie Ihren Kunden eventuelle Sorgen und profitieren vollumfänglich von Möglichkeiten moderner Cloud-Dienste.

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Christian Ostermaier ist IT-Spezialist und als Abteilungsleiter bei Agenda maßgeblich an der Entwicklung und Vermarktung von Cloud-Lösungen beteiligt.

bpo 2015:Arbeitsalltag;bpo 2015:IT

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