Mehr Ahnung von Mahnung

So unterstützen Sie Ihre Mandanten beim Forderungsmanagement

Die Übernahme des Forderungsmanagements für Mandanten gehört nicht unbedingt zu den beliebtesten Aufgaben des Buchhalters. Doch gerade kleinere Unternehmen können in diesem Bereich Unterstützung durch einen Profi gut gebrauchen. Wir zeigen Ihnen deshalb, wie Sie Ihren Mandanten ohne Risiko und ohne großen Mehraufwand beim Forderungsmanagement unter die Arme greifen.

Während selbstständige Buchhalter Dienstleistungen wie Controlling oder die freie Mitarbeit beim Steuerberater besonders schätzen, fristet das Forderungsmanagement ein Dasein als ungeliebtes Stiefkind. Nicht einmal ein Fünftel aller Buchhalter bewertet die Rentabilität dieser Dienstleistung mit gut (Vgl. Buchhalterstudie).

Doch dafür bietet der Bereich Forderungsmanagement einen guten Einstieg für weitere Aufträge, gerade bei der Liquiditätsplanung und im Controlling. Zusätzliches Plus für Sie: Sind Ihre Mandanten zahlungsfähig, kommt auch Ihr Honorar rechtzeitig und in voller Höhe an.

Hilfe gesucht – von der Rechnung bis zur Mahnung

Ihre Mandanten sind Experten in unterschiedlichen Brachen. Für ein professionelles Mahnwesen fehlen im stressigen Alltag aber häufig die nötige Zeit und teilweise auch die Fachkenntnisse.

Um das Mahnwesen vollständig an einen entsprechenden Dienstleister auszulagern, sind die Unternehmen Ihrer Mandanten wiederum nicht groß genug. Und genau hier sind Sie als Buchhalter gefragt: Sie haben durch die Erstellung der Buchführung den nötigen Überblick über das gesamte Rechnungswesen Ihres Mandanten und verfügen über das passende Expertenwissen zur Optimierung des Forderungsmanagements.

Die beginnt schon bei Kleinigkeiten. Helfen Sie Ihren Kunden bei der Erstellung einer Musterrechnung. Schließlich können fehlerhafte Rechnungen zu Verzögerungen führen und so die Liquidität negativ beeinflussen. Und auch das Mahnen wird so wesentlich erschwert. Besonders ärgerlich ist es, wenn entscheidende Angaben wie Rechnungsdatum oder Zahlungsfrist fehlen.

Rechnungen schnell und richtig erstellt

Idealerweise nutzt Ihr Mandant deshalb eine Software zur Erstellung von Rechnungen. Diese sind damit in nur wenigen Schritten korrekt erstellt. Angaben zu Belegdatum, Zahlungs- und Skontokonditionen oder auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer können so gar nicht mehr vergessen werden.

Weiterer Vorteil: Über eine entsprechende Schnittstelle können alle Daten inklusive Belegbild direkt in Ihre Rechnungswesen-Software importiert werden. Helfen Sie Ihren Mandanten daher bei der Wahl einer passenden Software und den richtigen Datenformaten.

Basis für das Mahnwesen – zeitnahe Buchhaltung

Weiterer Baustein für ein optimales Mahnwesen ist eine zeitnahe Offene-Posten-Buchführung. Nur dann können Sie Mandanten schnell auf offene fehlende Zahlungseingänge hinweisen.

Dank moderner Cloud-Lösungen etablieren Sie diese für Ihre Mandanten problemlos. Ihr Mandant stellt Ihnen die Rechnungsdaten in der Cloud zur Verfügung, die Sie dann einfach in Ihre Rechnungswesen-Software einlesen.

Sofern die Rechnungsdaten noch nicht elektronisch vorliegen, scannt Ihr Mandant die Belege und stellt sie Ihnen in der Cloud zur Verbuchung. Alles was Sie nun tun müssen ist, Ihre Mandanten von den Vorteilen des Datenaustauschs in der Cloud zu überzeugen. Und die sind zahlreich – auch was die Sicherheit betrifft.

Bei vertrauenswürdigen Cloud-Lösungen werden alle Daten bereits auf dem jeweiligen Computer verschlüsselt, ehe sie über eine gesicherte Verbindung ans Rechenzentrum gehen. Damit hat der Pendelordner ausgedient und auch auf den schnellen, aber unsicheren Datenaustausch per E-Mail können Sie verzichten.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Welche Zahlungen sind überfällig, mit welchen Zahlungsein- und -ausgängen ist zu rechnen und wer hat das Kreditlimit überschritten? Diese Fragen beantworten Sie mit den Auswertungen aus der Offene-Posten-Buchführung problemlos. Denn sobald Sie den Prozess von der Rechnung bis zur Verbuchung mit Cloud-Lösungen digitalisiert haben, nimmt Ihnen Ihre Rechnungswesen-Software eine ganze Reihe an Arbeitsschritten ab. So werden beispielsweise Zahlungen anhand der Belegnummer automatisch dem entsprechenden offenen Posten zugeordnet und ausgeziffert.

Offene-Posten-Listen und zusätzliche Auswertungen stellen Sie Ihrem Mandanten zeitnah in der Cloud zur Verfügung. Weisen Sie Ihn außerdem auf fehlende Zahlungseingänge oder unklare Sachverhalte hin.

Oft lassen sich anhand der Auswertungen bereits Muster im Zahlungsverhalten erkennen. Ein bestimmter Kunde zahlt immer erst nach der ersten Mahnung? Ein anderer wiederum leistet immer nur Teilzahlungen oder zahlt gar nicht? Legen Sie gemeinsam einen geeigneten Mahnprozess fest und beraten Sie Ihren Mandanten bei der Festlegung von optimalen Zahlungs- und Skontokonditionen oder Zahlungsfristen.

Und dann? Wie sieht die passende Formulierung in der Mahnung aus, die nachdrücklich genug, aber nicht unfreundlich ist? Gerade für solche Detailfragen bleibt im stressigen Arbeitsalltag Ihrer Mandanten oft keine Zeit. Einmal erstellt, können Sie Vorlagen an die Hand geben.

Steht die Offene-Posten-Buchführung, erstellen Sie zudem problemlos eine kurzfristige Liquiditätsplanung. So zeigen Sie frühzeitig Liquiditätslücken auf. Ihre Mandanten werden es Ihnen danken.

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Philipp Katzschmann, Redakteur Buchhalterseite.de

bpo 2015:Arbeitsalltag;bpo 2015:Rechnungswesen

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