Nach dem Gespräch ist vor dem Gespräch

So optimieren Sie Ihre Mandantenbesprechungen

Der persönliche Kontakt zu Ihren Mandanten – das ist eine Ihrer größten Stärken. Gemeinsame Gespräche, beispielsweise über die BWA, oder offene Fragen spielen dabei eine besondere Rolle. Durch eine sorgfältige Vor- und Nachbereitung können Sie den Termin zu einem positiven Erlebnis für Ihren Mandanten machen und ihn von sich begeistern.

Mandantengespräch

Klare Ziele im Vorfeld setzen

Nur wer Ziele hat, kann diese auch erreichen: Das klingt selbstverständlich, wird in puncto Mandantengespräche aber häufig vernachlässigt. Doch wer sich am Anfang Gedanken über die Ziele macht, profitiert am Ende von einem guten Ergebnis. Mögliche Ziele gibt es wie Sand am Meer.

Wollen Sie Ihren Mandanten beispielsweise über aktuelle Gesetzesänderungen, die ihn betreffen, informieren? Oder möchten Sie angesichts der aktuellen Zahlen aus der BWA mehr über seinen Beratungsbedarf erfahren? Bei unschlüssigen Kunden kann auch eine Entscheidung zum Beispiel zur Verringerung der Ausgaben ausstehen. Einen solchen Entschluss mit Ihrer fachmännischen Unterstützung herbeizuführen, bietet sich an.  

 

Interesse auf persönlicher Ebene zeigen

Beweisen Sie Ihrem Mandanten im Rahmen des Gesprächs, dass er nicht nur eine Nummer für Sie ist. So fühlt er sich bei Ihnen gut aufgehoben und erzählt das auch Freunden und Bekannten.

Lassen Sie sich vor einem anstehenden Termin durch den Kopf gehen, was der Mandant beim letzten Mal zwischen Tür und Angel erzählt hat. Steht ein runder Geburtstag an oder plant er eine größere Reise? Fragen Sie von sich aus nach einem solchen Ereignis, zeigen Sie, dass Sie an Ihrem Kunden als Person interessiert sind.

 

Fachlich kompetent auftreten

Wenn Sie sich intensiv mit der Akte des Mandanten beschäftigen, vermeiden Sie Nachfragen Ihrerseits während der Besprechung. Die Folge: ein kompetenteres Auftreten und weniger Besprechungszeit. 

Auch in fachlicher Hinsicht ist es wichtig, den Standpunkt Ihres Gegenübers einschätzen zu können. Durch einen Perspektivenwechsel erfahren Sie, welche Ziele der Mandant verfolgt und was ihn umtreibt. Sammeln Sie einfach die Punkte, die für Sie und ihn wichtig sind. Eine entsprechende Liste mit Themen, die nach Ihrer Priorität geordnet sind, empfiehlt sich.

 

Schriftlich hält besser

Für die Ergebnisse Ihrer Vorbereitung gilt: Schriftlich hält besser. Denn mit einer Gesprächsagenda vergessen Sie kein relevantes Thema und zeigen Ihrem Mandanten, dass Sie Zeit in ihn investiert haben.

Wenn Sie die Gesprächsagenda an Ihren Kunden schicken, kann auch er sich gut vorbereiten. Und das zahlt sich aus. Schließlich weiß Ihr Mandant schon grob Bescheid und Sie müssen bei Ihren Erklärungen nicht bei Null anfangen. Ein Tipp: Bitten Sie Ihren Mandanten darum, die Agenda zu ergänzen. So fallen keine Punkte unter den Tisch, die für ihn bedeutend sind.

 

Verbesserungspotential durch Nacharbeit nutzen

Ist die Besprechung vorbei, empfiehlt sich eine Nachbereitung. Beispielsweise ziehen Sie mit einem Besprechungsprotokoll die richtigen Schlüsse aus dem Termin. Die meisten Buchhalter erstellen bereits (Akten-)Notizen während des Gesprächs. Aufbauend auf den Aufzeichnungen ist es nur ein kurzer Weg bis zu einem brauchbaren Protokoll.

Der Vorteil dieses Mehraufwands: Beschlüsse zwischen Ihnen und Ihrem Mandanten gehen nicht unter. Leiten Sie das Protokoll an Ihren Kunden weiter, zeigen Sie ihm dadurch den Wert des Gesprächs.

 

Zu guter Letzt: Zufriedenheit abfragen

Lassen Sie das Gespräch und die Ergebnisse nicht unkommentiert im Raum stehen. Fragen Sie Ihren Mandanten einige Tage danach, ob ihm die Besprechung weitergeholfen hat. Bei dieser Gelegenheit können Sie auch herausfinden, inwiefern er die vereinbarten Maßnahmen bereits umgesetzt hat.

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Sonja Schumergruber, Redakteurin Buchhalterseite.de

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