Mandantenverträge richtig gestalten

Worauf es beim Kontrakt ankommt

Für eine dauerhafte und reibungslose Zusammenarbeit mit Mandanten ist ein schriftlicher Vertrag Pflicht. Richtig verfasst gewährleistet er maximale Transparenz und beugt Unstimmigkeiten vor.

VertragsunterzeichnungLaut Agenda-Buchhalterstudie arbeiten knapp drei Viertel der Profi-Buchhalter ganz oder teilweise ohne schriftlichen Vertrag. Die Gefahr: Viele erbringen tendenziell mehr Leistungen – ohne dafür mehr Geld zu bekommen. Zudem sind neben dem Leistungsumfang auch alle sonstigen Vertragsbestandteile unklar (beispielsweise Kündigungs- und Haftungsfragen). Im schlimmsten Fall müssen sie ihr Honorar vor Gericht einklagen.

Gründe für die Zusammenarbeit ohne Vertrag

Warum verzichten viele Profi-Buchhalter auf schriftliche Verträge? Weil sie unsicher sind, was sie ihren Mandanten zumuten können. Sie befürchten, dass sie mit einer Vertragsvorlage gegenüber Mitbewerbern im Nachteil sind. Verständlich, aber ein schriftliches Übereinkommen schafft auch für Neumandanten maximale Transparenz. Und deswegen sollten sowohl Buchhalter als auch Mandanten einen formalen Vertrag als Selbstverständlichkeit ansehen.

Ein weiterer Grund: Viele rechnen damit, dass sie für jeden Vertragsschluss einen Rechtsanwalt brauchen und wollen die Kosten umgehen. Dank rechtssicheren Standardverträgen, die den Advokaten überflüssig machen, ist auch diese Befürchtung unbegründet. Einem schriftlichen Vertrag steht so nichts mehr im Wege.

 

Auf Transparenz setzen

Eine schriftliche Übereinkunft schafft Klarheit darüber, welche Leistungen Mandanten in welchem Umfang von Ihnen erwarten dürfen. Es gibt keinen Grund, das Thema nicht offen anzusprechen. Kündigen Sie bereits bei Interesse eines potentiellen Mandanten an, dass Sie die Zusammenarbeit durch einen niedergeschriebenen Vertrag besiegeln möchten.

Bei laufenden Mandaten ohne schriftliche Grundlage sollten Sie nachträglich einen Vertrag abschließen. Eine gute Gelegenheit, um das Thema anzusprechen: wenn eine Erweiterung des Serviceumfangs im Raum steht.

 

Leistungsumfang definieren

Im Hinblick auf den konkreten Vertrag gilt: Ein Kontrakt sollte möglichst exakt auflisten, welche Aufgaben Sie erbringen und welche nicht. Übernehmen Sie neben dem Buchen laufender Geschäftsvorfälle auch die Aufarbeitung vergangener Zeiträume? Sind Sie für die laufende Lohnabrechnung verantwortlich oder sind Sie dabei nur unterstützend tätig? Werden Sie im Bereich des kaufmännischen Mahnwesens aktiv oder führen Sie auch betriebswirtschaftliche Beratungen durch?

Vom Umfang Ihrer Tätigkeit hängt es ab, ob ein Werkvertrag oder ein Dienstvertrag in Frage kommt. Wer für das Gesamtergebnis eines Aufgabenbereichs – etwa die laufende Buchhaltung – verantwortlich ist, schließt in der Regel einen Werkvertrag ab. Assistieren Sie nur punktuell bei der Aufarbeitung alter Zeiträume, ist die Grundlage für gewöhnlich ein Dienstvertrag. Unabhängig von der Vertragsform sollte immer klar geregelt sein, wann genau die Dienstleistungen des Auftragnehmers erfüllt sind. Nicht fehlen dürfen darüber hinaus auch wichtige Vertragsbestandteile wie Mitwirkungspflichten des Mandanten, Weisungsfreiheit, die Vergütung, Haftungsfragen und eine Kündigungsklausel.

 

Von Musterverträgen profitieren

Selbst erstellte Verträge sind riskant: Schnell fehlen entscheidende Formulierungen und es entstehen rechtliche Lücken. Verwenden Sie möglichst Vorlagen, die sich bereits in der Praxis bewährt haben und Rechtssicherheit bieten.

Der Berufsverband BVBC stellt Buchhaltern gegen kleines Entgelt eine umfassende Vertragssammlung mit praxiserprobten Regelungen zur Verfügung. Die Zusammenstellung können Sie über ein Online-Bestellformular anfordern. Wichtig: Bei Musterverträgen sollten Sie immer prüfen, ob der Inhalt genau zu Ihren individuellen Anforderungen passt und der aktuellen Rechtsentwicklung entspricht.

 

Verträge nachjustieren

Art und Umfang der Zusammenarbeit können sich mit der Zeit ändern. Bei zusätzlichen oder veränderten Tätigkeiten sollten Sie den Vertrag immer entsprechend ergänzen oder anpassen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Sie zusätzlich erbrachte Leistungen nicht abrechnen können und dem Auftraggeber de facto schenken.

In der Praxis hat sich eine Anlage zum Vertrag bewährt, die Auftragnehmer und Auftraggeber unterschreiben. Es empfiehlt sich, dieses Vorgehen von vornherein vertraglich zu regeln. Fixieren Sie etwa unter „Sonstige Bestimmungen“, dass zusätzliche Abreden oder Änderungen immer schriftlich erfolgen müssen.

 

Fazit

Selbstständige Buchhalter sollten ihre Dienstleistungen für Mandanten immer auf eine schriftliche Grundlage stellen. Eine klare Definition des Leistungsumfangs lässt keinen Raum für Ansprüche, die über die ursprüngliche Vereinbarung hinausgehen. Für den unwahrscheinlichen Fall, dass ein Auftraggeber eine vertragliche Regelung ablehnt, gibt es nur eins: Sie sollten sich gut überlegen, ob Sie mit so einem Kunden wirklich dauerhaft zusammenarbeiten wollen.

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Sonja Schumergruber, Redakteurin Buchhalterseite.de

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