Mandantenverwaltung bestmöglich gestalten

Wie CRM-Software Ihnen das Leben erleichtert

Ordnung ist die Basis jedes professionellen Buchhaltungsbüros. Deswegen investieren Sie viel Zeit in die Pflege der Mandantenakten und die Vorbereitung von Terminen. Eine gut strukturierte Mandantenverwaltung kann Ihnen hierbei viel Arbeit abnehmen.

Die Buchhalterstudie zeigt: Sie müssen sich auf einem hart umkämpften Markt behaupten. Mit Fachwissen allein stechen Sie nicht mehr aus der Masse hervor.

Mit professionellem Auftreten und personalisierter Betreuung hingegen heben Sie sich positiv von Ihrer Konkurrenz ab. Dies fällt Ihnen umso leichter, je besser Sie Ihre Mandantenverwaltung organisiert haben. In vielen Büros ist gerade hier noch Luft nach oben. Dabei können Sie sich ohne großen Aufwand zukunftssicher aufstellen – mit einer modernen CRM-Software (Customer Relationship Management).

Ihr Vorteil hierbei: Sie haben alles sofort im Blick. In die CRM-Software pflegen Sie sämtliche relevanten Daten und Dokumente ein, die sonst an verschiedenen Orten abgelegt werden. Auch Ihre handschriftlichen Notizen fügen Sie problemlos hinzu. Statt eines Dschungels aus geöffneten Ordnern und Anwendungen auf Ihrem Desktop reicht nun ein Programm. Die übersichtliche Struktur erhöht dabei nicht nur Ihre Effizienz. Sie verhindert auch, dass bei Stress wichtige Informationen unter den Tisch fallen.

Langes Suchen war gestern

Kommt Ihnen folgende Situation vertraut vor? Ihr Arbeitstag neigt sich bereits dem Ende zu, als plötzlich das Telefon klingelt. Ein Mandant hat eine drängende Frage und schätzt Ihre Flexibilität, sich noch so kurzfristig bei Ihnen melden zu können. Für Sie aber gleicht es einer Herkulesaufgabe, sich nun in aller Kürze wieder die relevanten Informationen in Erinnerung zu rufen.

Mit dem passenden CRM-System haben Sie jedoch mit wenigen Klicks alle Informationen, die Sie brauchen, zur Hand. Während des Gesprächs wechseln Sie in der Mandantenakte innerhalb von Sekunden zur jeweils benötigten Auskunft. Wann hatten Sie zum letzten Mal Kontakt? Haben Sie telefoniert oder lief der Austausch per E-Mail? Im Idealfall ist das CRM-System bereits integrierter Bestandteil Ihrer Buchhaltungssoftware. So können Sie neben den Stammdaten des Mandanten auch die eingereichten Belege und entsprechenden Notizen sehen.

Vielseitig wie ein Schweizer Taschenmesser

Ein optimales CRM-System zeichnet sich durch mehrere Faktoren aus. Vorrausetzung ist die Kompatibilität mit Ihrer Bürosoftware. Denn nur wenn der Datentransfer ohne Schwierigkeiten funktioniert, kann die CRM-Software ihre Stärken ausspielen. Idealerweise beziehen Sie daher Ihr Gesamtsystem von einem Anbieter.

Weder Sie, noch Ihre Mitarbeiter sind ausgebildete IT-Experten. Dementsprechend wollen Sie das Programm intuitiv und ohne Fortbildung bedienen können. Ein passendes CRM-System punktet hier mit einer gut strukturierten Benutzeroberfläche. Denn sinnvolle Funktionen nutzen Sie nur dann, wenn sie einfach zu handhaben sind.

Jeder einzelne Ihrer Mandanten kommt mit spezifischen Problemen zu Ihnen und benötigt eine persönlich zugeschnittene Betreuung. Die Mandantenakten sollten daher über die allgemeinen Stammdaten hinaus individualisierbar sein. Achten Sie darauf, dass sich bei Bedarf zusätzliche Informationsfelder ergänzen lassen.

Work to go

Ihr CRM-System sollten Sie zudem ganz unkompliziert von unterwegs aus nutzen können. Die meisten Softwareanbieter stellen Ihnen heute sogenannte ASP-Lösungen (Application Service Provider) zur Verfügung. Dabei liegen Ihre Daten und die verwendeten Programme auf einem Server im Rechenzentrum des Anbieters. Und über eine gesicherte Internetleitung greifen Sie von überall schnell auf Ihr CRM-System zu. Sei es vor Ort beim Kunden oder im Home-Office – Ihr Büro wird damit genauso flexibel wie Sie selbst.

Fazit: Mehr Zeit für das Wesentliche

Mit einem ordentlich gepflegten CRM-System erleichtern Sie sich den Büroalltag enorm. Es nimmt Ihnen viel Arbeit im täglichen Mandantenkontakt ab und gewährt einen guten Überblick über die Abläufe Ihres Büros. Und so bleibt Ihnen am Ende des Tages mehr Zeit für das Wesentliche: Ihre Mandanten.

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Josef Hilger, Bereichsleiter Kaufmännische Verwaltung, Agenda

bpo 2015:Arbeitsalltag;bpo 2015:IT;bpo 2015:Markt&Branche

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