Gute Zusammenarbeit: Termine clever managen

Teil 1: Von der Vor- bis zur Nachbereitung überzeugen

Termine sind mehr als ein Status-Update. Sie bieten Ihnen die Chance, Ihren Mandanten von sich zu begeistern – und das jedes Mal aufs Neue. Aber wie punkten Sie vor und nach der Besprechung?  

 

Termine managenErreichbarkeit optimieren

Um einen Termin zu vereinbaren, greifen die meisten Mandanten nach wie vor zum Hörer. Hebt in Ihrem Büro keiner ab, ist das zwar unerfreulich, aber auch verständlich. Dies sollte allerdings die Ausnahme und nicht die Regel sein. Achten Sie darauf, dass Sie den Mandanten zeitnah – also innerhalb eines halben Tages – kontaktieren. Neben Telefon und Fax haben E-Mail und SMS immer mehr an Bedeutung gewonnen. In der jüngeren Generation sind WhatsApp und Co auf dem Vormarsch. Egal, über welchen Kanal Kunden an Sie herantreten: Lassen Sie keinen Kontaktversuch unbeantwortet.

Keine langen Wartezeiten

Nicht nur entgangene Anrufe, sondern auch lange Wartezeiten hinsichtlich eines gemeinsamen Treffens wirken abschreckend. Generell rechnet der Mandant bei „normalen“ Fragen mit einer Besprechung innerhalb einer Woche. Besonders Eilige freuen sich, wenn Sie einen Telefontermin mit ihnen vereinbaren.

Gibt es schon bei der Vereinbarung von Terminen Unsicherheiten? Diesen können Sie ganz einfach mit einer Bestätigung per Mail vorbeugen. Auch für Absagen empfiehlt sich eine schriftliche Bestätigung inklusive vorgeschlagenem Ersatztermin.

Terminbestätigung ansprechend gestalten  

Mit einer gelungenen Terminzusage können Sie das positive Bild Ihres Büros unterstreichen. Wenn Sie sich in einer solchen nicht nur auf das „Wann?“ und „Wo?“ beschränken, überzeugen Sie Ihren Mandanten von sich.

Arbeiten Sie doch einfach im Vorfeld des Treffens eine Gesprächsagenda aus, die Sie der Bestätigungsmail beifügen. Sicherlich hat auch Ihr Mandant Themen, die ihm am Herzen liegen. Damit auch diese Eingang finden, können Sie ihn um eine Ergänzung der Agenda bitten.

Außerdem eignet sich die Bestätigungsmail bestens dafür, über die voraussichtliche Dauer des Termins zu informieren. Mit einem Hinweis wie diesem geben Sie Ihrem Mandanten Planungssicherheit: „Ich freue mich, wenn Sie sich circa 1,5 Stunden Zeit nehmen.“ 

Neue Mandanten brauchen mehr Informationen: Die Mail an Neukunden können Sie durch Angabe bezüglich Anfahrt und Parkmöglichkeiten ergänzen.

Nachbereitung als Chance

Ein Tipp: Halten Sie die Ergebnisse des Termins schriftlich fest, damit keine Beschlüsse unter den Tisch fallen. Wenn Sie dabei – in Form eines Protokolls – über die gängigen Notizen hinausgehen, können Sie das weitere Vorgehen einfacher planen.

Ein Protokoll ist auch für Ihren Mandanten eine perfekte Erinnerungshilfe. Leiten Sie das Schreiben an ihn weiter, können Sie sich auch gleich für das nette Gespräch bedanken.  

autorenbild-cordula-schneider.jpg

Cordula Schneider ist Expertin für pragmatische Büroorganisation und versteht sich als Alltagsberaterin. Dabei geht es ihr um praktikable Lösungen. (www.delfi-net.de)

bpo 2015:Arbeitsalltag;bpo 2015:Marketing;bpo 2015:Selbstständigkeit

Dieser Artikel gehört zu den Themen:

ArbeitsalltagMarketingSelbstständigkeit

3-teilige Serie: „Gute Zusammenarbeit“

Machen Sie aus zufriedenen begeisterte Mandanten – mit unserer Artikelreihe „Gute Zusammenarbeit“.

In drei Teilen erfahren Sie, wie Sie Termine perfekt managen, Mandanten proaktiv beraten und durch Soft Skills überzeugen. 

Teil 1: Termine clever managen

Teil 2: Mit proaktiver Beratung punkten

Teil 3: Erfolgsfaktor persönlicher Umgang

Anzeige