Wettbewerbsvorteil durch individuelle Beratung

Wie selbstständige Buchhalter mit persönlicher Betreuung punkten

Das fachliche Niveau ist hoch: Über ein Fünftel der selbstständigen Buchhalter sind Betriebswirte, fast 50 Prozent sind Bilanzbuchhalter. Die große Mehrheit von ihnen ruht sich nicht auf dem erreichten Wissensstand aus. Laut der Studie „Der selbstständige Buchhalter: Organisation – Rentabilität – Herausforderungen“ bilden sich 95 Prozent der Befragten regelmäßig fort.

Angesichts der wachsenden Konkurrenz von Steuerberatern und Berufskollegen ist die reine fachliche Kompetenz aber kein Alleinstellungsmerkmal mehr. Der Buchhalter muss dem Mandanten etwas bieten, das dieser nicht überall bekommt: Eine überzeugende persönliche Beratung.

 

Zuhören, verstehen, Lösungen entwickeln

Tritt der Buchhalter als vertrauensvoller Partner auf, hebt er sich von Konkurrenten ab, die sich nur als Dienstleister verkaufen. Mandanten schätzen einen persönlichen Ansprechpartner, der bei ihrem Anruf bereits im Thema ist und nicht erst die Akte zu Rate ziehen muss. Wer zudem über keine strenge Zeitenregelung von 9.00 bis 17.00 Uhr verfügt und dem Mandanten auch im Notfall oder an individuell vereinbarten Terminen beratend zur Seite steht, kann zusätzlich punkten.

Im Dauereinsatz muss aber auch der erfolgreiche Buchhalter nicht sein. „Wichtig ist eine gute Erreichbarkeit. Das bedeutet nicht, permanent zur Verfügung zu stehen. Ich gebe meinen Mandanten jedoch die Möglichkeit, mir telefonisch oder per E-Mail Nachrichten zu hinterlassen und versichere gleichzeitig, dass ich mich innerhalb von 24 Stunden zurückmelde. So ist auch dann eine effiziente Zusammenarbeit gewährleistet, wenn ich gerade mal nicht sofort erreichbar bin“, erklärt Michaela Münker, selbstständige Bilanzbuchhalterin aus Siegen.

Sich für jeden Mandanten ausreichend Zeit zu nehmen, zahlt sich aus. Das bedeutet auch, die Beratung exakt auf ihn abzustimmen. Wer zuhört, versteht und gegebenenfalls Individuallösungen vorschlägt, kann Mandanten dauerhaft an sich binden. „Durch eine individuelle Betreuung können selbstständige Buchhalter flexibler (re)agieren als viele Kanzleien und größere Büros“, ist Markus Kessel, Geschäftsführer des Bundesverbands der Bilanzbuchhalter und Controller, überzeugt.

 

Mandantenbindung durch Zusatzleistungen

Mit Zusatzleistungen im Angebot setzt der Buchhalter ein Ausrufezeichen hinter seinen Namen. Dazu zählt zum Beispiel, dass er über die Standard-BWA hinausgeht, die dem Mandanten keinen echten Mehrwert bietet. Durch eine aussagekräftige, individuell auf den Mandanten zugeschnittene betriebswirtschaftliche Auswertung kann der Buchhalter ihm neue Anreize für die Unternehmenssteuerung geben.

Eine weitere Leistung kann die Ermittlung des Gewinnbedarfs des Mandanten sein. Der Gewinnbedarf ist eine zentrale Vorsteuerungsgröße: Wie viel Gewinn ist notwendig, um gut davon leben und das Unternehmen mit ausreichend Eigenkapital ausstatten zu können? Wenn der Mandant seinen Gewinnbedarf kennt, kann er sich klare Ziele für das kommende Jahr setzen und minimiert das Risiko, rote Zahlen zu schreiben.

Darauf aufbauend kann der Buchhalter dem Mandanten helfen, seinen Mindestumsatz zu berechnen. Dazu ist auch eine Beratung möglich, wie dieser zu erreichen ist. Gerade bei kleinen, inhabergeführten Unternehmen führt dieses Mandantenverständnis unweigerlich zu einer ganzheitlicheren Betrachtung des Mandanten. Diese ist hier umso wichtiger, da geschäftlicher Umsatz und Gewinnbedarf von privatem Lebensstil und Wünschen abhängig sind.

 

Aufbau einer persönlichen Beziehung

Neben Zeit und Beratung kommt es auf die persönliche Beziehung zum Mandanten an. Denn erst wenn der Draht zueinander stimmt, verlässt der Kunde den Termin mit einem guten Gefühl. Gespräche müssen sich deshalb nicht ausschließlich um blanke Zahlen drehen. Ein kurzer persönlicher Austausch am Anfang des Gesprächs schafft eine vertrauensvolle Atmosphäre und festigt auf Dauer das Verhältnis. Hinzu kommt, dass private Lebensumstände oft Einfluss aufs Geschäft haben und umgekehrt. Im Sinne einer ganzheitlichen Beratung profitieren deshalb beide Seiten von einer offenen Gesprächsatmosphäre.

Selbständige Buchhalter sollten sich außerdem nicht scheuen, Mandanten aktiv um Weiterempfehlung zu bitten, wenn diese zufrieden mit der gebotenen Leistung sind. Hierzu muss kein eigenes Feedback-Gespräch angesetzt werden, es genügen bereits zwei abschließende Fragen: „Sind Sie mit dem Ergebnis und meiner Beratung zufrieden? Wenn ja, könnten Sie sich vorstellen, mich weiterzuempfehlen?“ Gleichzeitig kann so die eigene Beratung reflektiert und weiter optimiert werden. Auch ein kritisches Mandanten-Feedback und keine ausgesprochene Weiterempfehlung helfen, die eigene Beratung zu verbessern.

 

Transparente Kostenstruktur anstatt unvergütete Zusatzarbeit

Eine vertrauensvolle Beziehung zum Mandanten birgt jedoch auch ein Risiko: Das gute Verhältnis kann negative Auswirkungen auf die Rentabilität mit sich bringen. Aufgaben kostenlos zu erledigen, ist ein Umsatzkiller, der überraschend weit verbreitet ist. So geben 70 Prozent der im Rahmen der Studie befragten Buchhalter an, unvergütete Dienstleistungen für ihre Mandanten zu erbringen.

Natürlich ist es ist häufig schwer zu kommunizieren, dass vermeintlich kurze Fragen mit einem großen Aufwand verbunden sind, der entlohnt werden muss. Es ist aber notwendig, weil ohne angemessenes Salär der Umsatz leidet. „Buchhalter sollten ihre Leistungen nicht unter Wert verkaufen. Die meisten Mandanten haben Verständnis dafür, dass Leistungen kostenpflichtig sind, wenn sie verstehen, welcher Aufwand damit verbunden ist. Eine transparente Kostenstruktur kann da bei der Kommunikation helfen“, erklärt BVBC-Geschäftsführer Markus Kessel. Als Mitglied des Berufsverbands können sich selbstständige Buchhalter beispielsweise an der BVBC-Gebührentabelle orientieren.

„Wer versucht, Mandanten über den Preis zu gewinnen, verliert sie auch über den Preis“, ist sich Kessel sicher. „Gibt es einen Buchhalter, der seine Leistungen noch günstiger anbietet, ist der Mandant weg.“ Anders verhält es sich, wenn der Buchhalter seine Leistung über Qualität und Flexibilität definiert. Ist der Mandant vom Leistungsangebot überzeugt, wird er sich weder nach Alternativen umsehen noch den Buchhalter wechseln, sobald er ein günstigeres Angebot vorliegen hat.

 

Zufriedene Mandanten als Hauptziel

Beschränkt sich der Buchhalter auf das bloße Buchen laufender Geschäftsvorfälle, ist er austauschbar. Zeichnet er sich jedoch durch eine gute persönliche Beratung und Zusatzleistungen aus, wird er unverzichtbar. Denn dadurch liefert er dem Mandanten einen entscheidenden Mehrwert, der für diesen klar erkennbar ist.

Das Ergebnis sind zufriedene Mandanten, und von ihnen profitiert der Buchhalter doppelt: Sie bleiben ihm nicht nur dauerhaft treu, sondern empfehlen ihn auch mit hoher Wahrscheinlichkeit weiter – was wiederum zur Gewinnung neuer Mandanten führt.

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Kenan Häberle ist studierter Sprachwissenschaftler und Pressereferent des BVBC, dem Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller. (www.bvbc.de)

bpo 2015:Arbeitsalltag;bpo 2015:Selbstständigkeit

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