Wie Buchhalter mit ihrer Zeit besser haushalten

Der Berufsalltag von selbstständigen Buchhaltern ist oft nervenaufreibend. Wer sich erfolgreich am Markt positionieren will, muss mit begrenzten Ressourcen maximale Servicequalität bieten. Damit ist ein effizienter Umgang mit dem knappen Gut Zeit Pflicht. Was für ein professionelles Zeitmanagement wichtig ist.

Belegflut, Termindruck, Behördenstress: Für viele selbstständige Buchhalter ist jeder Arbeitstag eine neue Herausforderung. Sie müssen täglich viele Informationen verarbeiten und ihre Aufgaben genau und zuverlässig erledigen. Naturgemäß fallen bei Auftragsspitzen auch hin und wieder „Überstunden“ an. Doch spätestens wenn sich wegen der vielen Arbeit die Abend- und Wochenendschichten häufen, sollte man sich fragen: Wird die verfügbare Zeit auch wirklich optimal genutzt? Im Zweifelsfall gehört das eigene Zeitmanagement gründlich auf den Prüfstand.

Wer systematisch nachforscht, wo die Arbeitsorganisation Verbesserungspotenziale bietet und einige Regeln beherzigt, schont seine Ressourcen und hat mehr Freiraum für die wichtigen Dinge im Job. Lesen Sie hier, wie man dabei am besten vorgeht.

Nicht jede Aufgabe im Buchhaltungsbüro ist gleich wichtig. Wer nachrangigen Tätigkeiten mehr Zeit einräumt als angemessen, belastet sein Zeitbudget über Gebühr. Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick, für welche Tätigkeiten Sie wie viel Zeit verwenden. Führen Sie eine Woche lang genau Buch über Ihren Zeitverbrauch. Unterstützung bieten Zeiterfassungs-Apps, die man sich für Android oder iOS kostenlos herunterladen kann. Anschließend bilanzieren Sie: Welche Tätigkeiten haben Sie verrichtet, wie war der Zeitbedarf und haben Sie Ihre Arbeitsziele rechtzeitig erreicht? Gab es Aufgaben, für die Sie zu viel Zeit verwendet haben und welche, bei denen die Zeit zu knapp wurde? Die Ergebnisse notieren Sie in einer Liste, mit der Sie künftig Ihre Tagesplanung effizienter gestalten können.

Ohne Struktur gibt es keine Effizienz. Wer morgens drauf los arbeitet und nicht den Überblick behält, gerät schnell in Stress. Definieren Sie am Anfang der Woche, welche Ziele Sie bis zum Wochenende erreichen wollen. Darauf abgestimmt erstellen Sie täglich eine To-Do-Liste und ordnen die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit. Entsprechend den Ergebnissen Ihrer Zeitbilanz legen Sie für jede Tätigkeit die erforderliche Zeit fest und blocken die Aufgabe in Ihrem Terminkalender. Planen Sie die Doings mit der höchsten Priorität möglichst für den Vormittag ein, wenn Sie noch voll bei Kräften sind. Nach jedem Arbeitstag gehen Sie Ihre Aufgabenliste nochmal kritisch durch. So entwickeln Sie mit der Zeit ein Gespür dafür, mit welchem Zeitbedarf Sie Ihre Aufgaben am besten über den Tag verteilen.

Multitasking hemmt den Arbeitsfluss. Wer ständig zwischen verschiedenen Tätigkeiten hin und her schaltet, kann nicht fokussiert arbeiten. Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe und vermeiden Sie möglichst Ablenkungen wie zwischendurch Emails checken oder knifflige Kollegenfragen beantworten. Für diese Aktivitäten planen Sie am besten extra Zeitpuffer ein, etwa zwischen zwei Aufgabenblöcken. Jedoch: Aufgaben die maximal fünf Minuten erfordern, sollten Sie sofort erledigen. So befreien Sie sich von „Kleinkram“ und können sich ganz Ihren Schwerpunktaufgaben widmen.

Die Meldefristen von Finanzamt und Sozialversicherung sind unantastbar. Von Mandanten auf den letzten Drücker zur Verfügung gestellte Nachweise bringen Buchhalter unnötig ins Schwitzen. Sie müssen in kurzer Zeit Belege erfassen und Meldungen erstellen, um kostspielige Schätzungen und Säumniszuschläge zu vermeiden. Setzen Sie Ihren Mandanten jeden Monat verbindliche Fristen, bis wann Belege und Lohnangaben bereitzustellen sind. Vergessen Sie nicht, ausreichend Zeitpuffer einzuplanen. Erinnern Sie säumige Kunden frühzeitig und unmissverständlich daran, dass sie im Verzug sind.

Konzentration ist auch eine Frage des Kräftehaushalts. Wer ranklotzt und sich keine Pausen gönnt, muss mit einem spürbaren Abfall seiner Leistungskurve rechnen. Gönnen Sie sich alle 90 Minuten eine kurze Auszeit. Verzichten Sie nicht auf eine Mittagspause, bei der Sie das Büro verlassen. Mit ein wenig Erholung können Sie ihre Tätigkeit mit voller Kraft fortsetzen. Unter dem Strich sparen Sie trotz Pausen Zeit, weil Sie leistungsfähiger ans Werk gehen können.

Im Buchhaltungsbüro gehört ein professionelles Zeitmanagement zum Pflichtprogramm. Wer sich ein wenig Zeit nimmt und seinen Tagesablauf kritisch hinterfragt, findet meist lohnende Verbesserungsansätze. Mit diesem Wissen und wenigen Grundregeln gerüstet gestalten Buchhalter ihren Arbeitsalltag effizienter und kommen abends früher aus dem Büro.