BMF veröffentlicht GoBD-Schreiben zur IT im Unternehmen und zum Datenzugriff

Mit Schreiben vom 14.11.2014 hat das BMF das lange erwartete Schreiben zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht.

Die GoBD ersetzten nach mehr als 19 Jahren die technisch überholten „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ sowie die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU)“ sowie die BMF-FAQ zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung.

Das BMF hatte Anfang November den Wirtschaftsverbänden und den Berufskammern eine Vorabversion der GoBD zukommen lassen und die baldige Veröffentlichung im Bundessteuerblatt angekündigt. Nach Auffassung des BMF tritt durch die GoBD „keine Änderung der materiellen Rechtslage bzw. der Verwaltungsauffassung“ ein. Es seien lediglich Aktualisierungen im Hinblick auf die technischen Entwicklungen vorgenommen worden.

Inhaltlich beschäftigen sich die GoBD mit der Aufbewahrung von Unterlagen aufgrund steuerrechtlicher und außersteuerlicher Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, der Verantwortlichkeit für die Führung elektronischer Aufzeichnungen und Bücher, allgemeinen Anforderungen, wie die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Wahrheit, Vollständigkeit, Richtigkeit, dem Belegwesen (Belegfunktion), der Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle und dem internen Kontrollsystem (IKS), der Datensicherheit und der elektronischen Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, dem Z1-/Z2- und Z3-Datenzugriff und der Verfahrensdokumentation zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit sowie Fragen der Zertifizierung und Softwaretestaten.

Die in der jetzt vorliegenden finalen Fassung vorgenommenen Änderungen gegenüber der Entwurfsfassung vom April 2014 sind im Wesentlichen redaktioneller oder formaler Art, so etwa das Einfügen von Überschriften. Da sich die GoBD sowohl auf Groß- als auch auf Kleinbetriebe beziehen, wurde an zahlreichen Stellen darauf hingewiesen, dass sich die einzelnen Anforderungen an der Betriebsgröße sowie an der Komplexität der Geschäftstätigkeit orientieren.

Inhaltliche Änderungen gegenüber der Entwurfsfassung betreffen nach Aussage des BMF lediglich die Herausnahme der Dauerfristverlängerung. Der Grund: Jahreszahler oder Unternehmer mit umsatzsteuerfreien Umsätzen würden bei Abstellen auf eine Dauerfristverlängerung schlechter gestellt als Monatszahler mit Dauerfristverlängerung.

Die GoBD beinhalten nun auch eine zeitliche Anwendungsregelung: Danach sind die GoBD-Regelungen für Veranlagungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31. 12. 2014 beginnen. Zukünftig beabsichtigt das BMF, das GoBD-Schreiben regelmäßig an den technischen Fortschritt, die Rechtsprechung und an auftretende Praxisprobleme anzupassen, so dass offene Fragen und Probleme zeitnah erörtert werden können. Das BMF fordert die Verbände und Kammern dazu auf, Praxisprobleme von allgemeiner Bedeutung dem BMF zu übermitteln.

Fazit:

Nach wie vor sind nicht alle Forderungen der Wirtschaft bzw. der Verbände von der Finanzverwaltung berücksichtigt worden. Dies betrifft etwa eine eindeutige Definition des Begriffs „steuerrelevante Daten“. Gleiches gilt für die Streichung der Forderung der Finanzverwaltung, beim Einsatz eines Archivsystems die gleichen qualitativen und quantitativen Auswertungsmöglichkeiten wie im Produktivsystem zur Verfügung zu stellen.

Es ist aber davon auszugehen, dass diese Punkte im Rahmen der vom BMF angestrebten zeitnahen Erörterung von offenen Fragen und Praxisproblemen erneut angesprochen werden.

Des Weiteren bleibt abzuwarten, ob die herrschende Meinung die BMF-Sicht teilt, dass durch das neue GoBD-Schreiben „keine Änderung der materiellen Rechtslage bzw. der Verwaltungsauffassung“ eintritt und nur Aktualisierungen hinsichtlich der technischen Entwicklung vorgenommen wurden.

Es sei an dieser Stelle der Hinweis erlaubt, wie es möglich sein kann, dass die Beurteilung der Finanzverwaltung – nach eigenen Bekundungen – unverändert geblieben sein soll, obwohl zwischenzeitlich erhebliche technische Entwicklungen eingetreten sind. Und diese neuen technischen Entwicklungen haben auch zu neuen Fragen geführt und Sachverhalte beeinflusst, die aber Grundlage der Verwaltungsmeinung waren.

Quelle: StB Henning Burlein, München (BBK 22/2014 S. 1033)

Hinweis: Dieser Artikel ist vom 21.11.2014. Bitte achten Sie darauf, dass Informationen zu der genannten Thematik bereits überholt sein könnten.

NWB Rechnungswesen - BBK
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