Finanzverwaltung veröffentlicht neue Pauschbeträge für Auslandsdienstreisen ab 2020

Das Bundesfinanzministerium (BMF) veröffentlicht die für 2020 gültigen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich oder betrieblich veranlasste Auslandsreisen von Arbeitnehmern und Unternehmern.

Hintergrund: Wird ein Arbeitnehmer oder Unternehmer im Ausland tätig, kann er die damit entstehenden Kosten grundsätzlich absetzen. Zu diesen Kosten gehören neben den Fahrt- bzw. Flugkosten auch Verpflegungsmehraufwendungen sowie die Übernachtungskosten. Die Finanzverwaltung veröffentlicht jährlich Pauschbeträge sowohl für die Verpflegungsmehraufwendungen als auch für die Übernachtungskosten; die Pauschbeträge für die Übernachtungskosten haben aber nur für die Erstattung durch den Arbeitgeber Bedeutung (s. Hinweis unten).

Inhalt des Schreibens des Bundesfinanzministeriums:

• Das aktuelle Schreiben enthält zum einen für jeden Staat den jeweiligen Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen, und zwar unterteilt nach einer Abwesenheitsdauer eines vollen Kalendertags (24 Stunden), für die der volle Pauschbetrag gewährt wird, und nach einer Abwesenheitsdauer von weniger als 24 Stunden, aber mehr als acht Stunden, für die ein anteiliger Pauschbetrag gewährt wird. Zum anderen wird pro Staat der jeweilige Pauschbetrag für Übernachtungskosten genannt.
• Teilweise werden bei einzelnen Staaten gesonderte Pauschbeträge für die Metropolen genannt, da in den Metropolen die Preise in der Regel höher sind als im übrigen Teil des Landes. So beträgt der Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen in Tokio z.B. 66 € pro Tag, für den Rest Japans aber nur 52 €.
• Bereist der Arbeitnehmer bzw. Unternehmer bei einer mehrtägigen Auslandsreise mehrere Länder, kommt es für den Tag der Anreise vom Inland in das Ausland oder umgekehrt grundsätzlich auf den Ort an, der vor Mitternacht erreicht wird, wenn der Arbeitnehmer bzw. Unternehmer an diesem Tag nicht tätig geworden ist. Ist er tätig geworden, ist der Pauschbetrag für den letzten Tätigkeitsort maßgeblich.
• Soweit in der Liste bestimmte einzelne kleinere Staaten nicht genannt sind, gelten für sie die Pauschbeträge bestimmter anderer Staaten. So gelten z.B. die Pauschbeträge für Trinidad und Tobago auch für kleinere Karibikinseln wie St. Kitts oder St. Vincent. Für sonstige nicht genannte Staaten gilt der Pauschbetrag für Luxemburg.

Hinweise: Das BMF-Schreiben enthält auch noch Einzelheiten zur Kürzung des Verpflegungspauschbetrags, wenn der Arbeitgeber ein Frühstück stellt (d.h. Übernachtung mit Frühstück), und der Arbeitnehmer an diesem Tag noch einen weiteren Staat aufsucht.

Der Arbeitnehmer und der Unternehmer können nur die tatsächlich im Ausland entstandenen Übernachtungskosten als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben geltend machen. Der im aktuellen BMF-Schreiben genannte Pauschbetrag für Übernachtungskosten im Ausland hat nur Bedeutung für eine steuerfreie Erstattung der Übernachtungskosten durch den Arbeitgeber: Bis zur Höhe des Pauschbetrags kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer also dessen Übernachtungskosten steuerfrei erstatten.

Quelle: BMF-Schreiben vom 15.11.2019 – IV C 5 – S 2353/19/10010 :001