Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

Die OFD Niedersachsen nimmt Stellung zur Bildung einer Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen.

Zu den berücksichtigungsfähigen Kosten gehören Sach- und Personalkosten für das Einscannen oder Einlagern der Unterlagen, Kosten für das Brennen von Datenträgern wie CD oder DVD, Kosten für die Datensicherung, Raumkosten, AfA für die Regale und Schränke sowie die anteiligen Finanzierungskosten bzw. der Zinsanteil aus den Leasingraten für den Server, den PC oder die Archivräume.

Die jährlich anfallenden Kosten können mit dem Faktor von 5,5 multipliziert werden. Eine Unterscheidung zwischen den zehn und sechs Jahre lang aufzubewahrenden Unterlagen ist nicht erforderlich. Kosten, die nur einmalig anfallen, dürfen nur mit ihrem Einmalbetrag angesetzt werden.

Die Rückstellung ist nicht abzuzinsen, weil die Aufbewahrungspflicht bereits mit der Entstehung der Unterlagen beginnt. Außerdem darf der handelsbilanzielle Ansatz nicht überschritten werden.

Den Volltext der Verfügung des OFD Niedersachsen vom 5.10.2015 - S 2137 - 106 - St 221/St 222 finden Sie hier.