Fehlende Ordnungsmäßigkeit eines elektronischen Fahrtenbuchs

Ein elektronisches Fahrtenbuch wird nicht ordnungsgemäß geführt, wenn die Eintragungen nicht zeitnah, sondern erst nach jedem Tankvorgang vorgenommen werden, der nur alle zwei oder drei Wochen erfolgt. Außerdem ist ein elektronisches Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß, wenn bis zum monatlichen Abschluss noch nachträgliche Veränderungen vorgenommen werden können, die nicht im Fahrtenbuch selbst, sondern nur in einer gesonderten Protokolldatei dokumentiert werden.

Hintergrund: Wird dem Arbeitnehmer ein Dienstwagen auch zur privaten Nutzung überlassen, ist die private Nutzungsmöglichkeit als geldwerter Vorteil zu versteuern. Die Bewertung des geldwerten Vorteils erfolgt entweder nach der sog. 1 %-Methode, bei der im Falle von reinen Verbrennerfahrzeugen pro Monat 1 % des inländischen Listenpreises zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung einschließlich Umsatzsteuer angesetzt werden, oder nach der sog. Fahrtenbuchmethode, bei der nur die auf die Privatfahrten entfallenden Kfz-Kosten angesetzt werden; die Fahrtenbuchmethode setzt ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch voraus.

Sachverhalt: Die Klägerin war eine GmbH, die zwei jeweils zu 50 % beteiligte Gesellschafter-Geschäftsführer hatte, nämlich B und L. Die Klägerin überließ L zunächst einen Mercedes E 350 CDI und später einen Audi Q5 als Dienstwagen, den L auch privat nutzen durfte. L führte ein elektronisches Fahrtenbuch der Software „Fahrtenbuch Express“. Bis zum monatlichen Abschluss des Fahrtenbuchs waren nachträgliche Änderungen und Löschungen im elektronischen Fahrtenbuch möglich; die Änderungen und Löschungen wurden in einer gesonderten Protokolldatei dokumentiert, die jederzeit ausgedruckt werden konnte. Nach dem monatlichen Abschluss konnten die Eintragungen nicht mehr geändert oder gelöscht werden. L hielt seine Fahrten zunächst auf Notizzetteln fest und übertrug diese nach jedem Volltanken in das elektronische Fahrtenbuch. Die Klägerin ermittelte den geldwerten Vorteil nach der Fahrtenbuchmethode. Das Finanzamt erkannte die Fahrtenbuchmethode nicht an, sondern wandte die sog. 1 %-Methode an, gelangte zu einem höheren geldwerten Vorteil und erließ gegen die Klägerin einen Lohnsteuer-Haftungsbescheid.

Entscheidung: Das Finanzgericht Düsseldorf (FG) wies die Klage gegen den Lohnsteuer-Haftungsbescheid ab:

• Ein Fahrtenbuch muss vollständig und richtig und mit vertretbarem Aufwand auf seine materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein. Dies setzt die fortlaufende und zeitnahe Erfassung der Fahrten in einem geschlossenen Verzeichnis voraus, bei dem nachträgliche Änderungen, Streichungen oder Ergänzungen als solche erkennbar sind.

• Die Fahrtenbuchmethode war nicht anzuerkennen, weil das elektronische Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß war. Zum einen wurden die Eintragungen nicht zeitnah vorgenommen; denn L notierte die Fahrten zunächst nur auf Notizzetteln und übertrug diese Angaben erst nach dem Volltanken, was bis zu drei Wochen dauern konnte.

• Außerdem waren nachträgliche Veränderungen möglich und wurden nicht hinreichend kenntlich gemacht. Denn nachträgliche Änderungen, die bis zum monatlichen Abschluss des Fahrtenbuchs vorgenommen werden konnten, waren im Fahrtenbuch selbst nicht sichtbar, sondern nur in einer gesonderten Protokolldatei. Bei einer gewöhnlichen Einsichtnahme des Fahrtenbuchs waren die Änderungen nicht erkennbar.

• Folglich war der geldwerte Vorteil nach der sog. 1 %-Methode zu bewerten und der hierauf beruhende Lohnsteuer-Haftungsbescheid rechtmäßig.

Hinweise: Ist der private Nutzungsanteil des Dienstwagens niedrig, ist die Bewertung nach der Fahrtenbuchmethode günstiger, weil nur die Kosten für die tatsächlich durchgeführten Privatfahrten zugrunde gelegt werden.

Das Führen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist aufwendig und nicht für jeden Arbeitnehmer geeignet. Wer diesen Aufwand und das Risiko, dass das Fahrtenbuch steuerlich nicht anerkannt wird, vermeiden will, sollte eine Bewertung nach der 1 %-Methode vornehmen. Handelt es sich bei dem Dienstwagen um ein Elektro- oder Hybridfahrzeug, wirkt sich dies sowohl bei der 1 %-Methode als auch bei der Fahrtenbuchmethode unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich vorteilhaft aus.

Quelle: FG Düsseldorf, Urteil vom 24.11.2023 – 3 K 1887/22 H(L); NWB