Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Gutschriftserteilung an Nicht-Unternehmer

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat zu zwei Änderungen des Umsatzsteuergesetzes, die im Jahr 2024 verabschiedet worden sind, Stellung genommen. Zum einen geht es um die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Rechnungen, zum anderen geht es um die Umsatzsteuer­schuld eines nichtunternehmerisch tätigen Gutschrifts­empfängers, der einer Gutschrift, in der zu Unrecht Umsatzsteuer ausgewiesen wird, nicht unverzüglich widerspricht.

Hintergrund: Im Jahr 2024 sind zwei Gesetze verabschiedet worden, die zu verschiedenen Änderungen des Umsatz­steuer­gesetzes geführt haben. Das BMF greift nun zwei dieser Änderungen auf und erläutert diese. Zugleich ändert das BMF die Verwaltungs­vorschriften, die für die Finanzämter verbindlich sind (nicht aber für die Finanzgerichte).

Inhalt des aktuellen BMF-Schreibens:

1. Verkürzung der umsatzsteuerlichen Aufbewahrungsfrist für Rechnungen

• Die bisherige zehnjährige Aufbewahrungs­frist für Rechnungen ist mit Wirkung vom 1.1.2025 auf acht Jahre verkürzt worden.

• Die Verkürzung gilt für alle Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. Damit brauchen nun Rechnungen, die vor dem 1.1.2017 ausgestellt worden sind, nach der neuen Gesetzes­regelung nicht mehr aufbewahrt zu werden.

  Hinweis: Eine Ausnahme gilt für Banken und Versicherungen; für sie gilt die Neuregelung erst für Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist am 1.1.2026 noch nicht abgelaufen ist.

• Trotz der Verkürzung der Aufbewahrungsfrist läuft die Aufbewahrungsfrist jedoch nicht ab, soweit und solange die Rechnungen noch für Steuern bedeutsam sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

• Die allgemeine Aufbewahrungspflicht für umsatzsteuerliche Aufzeichnungen, die zehn Jahre beträgt, ist nicht verkürzt worden. Dies gilt insbesondere für die Aufzeichnungen der Entgelte, der Bemessungs­grundlage und der angewandten Umsatzsteuersätze.

2. Neuregelung für Gutschriften an nicht unternehmerisch tätige Gutschriftsempfänger

• Wer unrichtig oder unberechtigt Umsatzsteuer in einer Rechnung ausweist, muss diese nach dem Gesetz an das Finanzamt abführen. Im Jahr 2024 wurde das Gesetz nun auf den Fall erstreckt, dass Umsatzsteuer in einer Gutschrift des Leistungsempfängers an einen nichtunternehmerisch tätigen Gutschrifts­empfänger ausgewiesen wird und der Empfänger der Gutschrift nicht unverzüglich widerspricht; der Gutschrift­sempfänger muss dann die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Die Neuregelung gilt ab dem 6.12.2024.

  Hinweis: Bei der Gutschrift handelt es sich also nicht um einen Rabatt oder um ein Rechnungsstorno, sondern quasi um eine umgekehrte Rechnung, bei der der Leistungsempfänger über die Leistung durch Gutschrift abrechnet und den Gutschriftbetrag dem Gutschrifts­empfänger überweist.

• Mit einem nichtunternehmerisch tätigen Gutschrifts­empfänger ist ein Nichtunternehmer gemeint sowie ein Unternehmer, der die in der Gutschrift genannte Leistung gar nicht ausgeführt hat.

• Weitere Voraussetzung der Neuregelung ist, dass die Gutschrift auf einer vorherigen Vereinbarung beruht, dass eine Gutschrift erstellt wird, und dass der Gutschrifts­empfänger der fehlerhaften Gutschrift nicht unverzüglich widerspricht.

• Durch einen unverzüglichen Widerspruch kann der Gutschrifts­empfänger also die Rechtsfolge vermeiden, dass er die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen muss. Der Gutschriftaussteller hat aufgrund des unverzüglichen Widerspruchs schon dem Grunde nach keinen Vorsteueranspruch.

  Hinweis: Die Neuregelung ist erforderlich geworden, weil der Bundesfinanzhof (BFH) fehlerhafte Gutschriften nicht als fehlerhafte Rechnungen angesehen hat. Daher musste zwar bislang der Aussteller einer Rechnung, der unberechtigt Umsatzsteuer ausweist, diese Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, nicht aber der Gutschrifts­empfänger, der eine Gutschrift erhält, in der Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen wird, obwohl der Gutschrifts­empfänger kein Unternehmer ist oder aber die genannte Leistung gar nicht erbracht hat.

Quelle: BMF-Schreiben vom 8.7.2025 – III C 2 – S 7295/00005/003/080; NWB