Zeitmanagement für selbstständige Bilanzbuchhalter

So optimieren Sie Ihre Selbstorganisation in sechs einfachen Schritten

Planen, einteilen, erledigen – der Beruf des Buchhalters kann manchmal stressig sein. Unsere Expertin verrät Ihnen, welche sechs Regeln helfen, auch bei hohem Stresslevel gut organisiert durch den Tag zu kommen.

ZeitmanagementWir alle kennen das: Die morgendliche Tagesplanung ist schon am Mittag überholt, dank spontaner Mandantenanfragen, zahlreicher E-Mails, klingelnder Telefone und nach Unterstützung suchender Mitarbeiter. Neben dem Alltagsgeschäft muss zusätzlich das eigene Unternehmen geführt werden und auch Freunde und Familie wollen nicht zu kurz kommen. Schnell kann es dazu führen, dass wir uns im Kreis drehen und nicht mehr wissen, was wir zuerst erledigen sollen.

Häufig kommt dann der Zeitpunkt, an dem ich mich genötigt sehe, ein Seminar für Zeitmanagement zu besuchen. Ziel: Anregungen mitnehmen, um sich besser organisieren zu können. Mit guten Vorsätzen geht es nach Hause, eine Zeit lang werden Listen geführt, Pläne geschrieben, Aufgaben priorisiert und Erledigtes abgehakt. Bis stressige und aufgabenreiche Zeiten kommen und alle guten Vorsätze über Bord geworfen werden. Fazit: Es wird mal wieder Zeit für ein Seminar.

Sechs Regeln für einen geordneten Arbeitsalltag

Hinter mir liegt ein ereignisreiches Jahr, bei dem nicht nur die übliche Arbeit, sondern auch ein Bauprojekt betreut werden musste. Es waren ein paar einfache Regeln, die mir geholfen haben, Innen- und Außendienst, Projektarbeit, Familie und Freunde unter einen Hut zu bekommen, ohne mich dabei selbst zu vergessen. Vielleicht können sie auch Ihnen als willkommene Unterstützung im manchmal hektischen Arbeitsalltag dienen. Doch bedenken Sie bitte: Jeder Mensch ist anders, jeder hat andere Lebensumstände. Was für den einen gut ist, kann für den anderen das Chaos vergrößern. Sehen Sie folgende Regeln als Denkanstoß, um eigene Gepflogenheiten auf den Prüfstand zu stellen und den richtigen Weg für sich auszumachen.

Regel 1: Smartphone anpassen – keine Push-Nachrichten, nur Anrufe!

Benachrichtigungen des Handys habe ich ausgestellt. Es muss sich nicht jedes Mal bemerkbar machen, wenn eine Mail oder eine andere Nachricht eingeht. Denn mal ehrlich: Wenn es klingelt oder piept, schauen wir auch nach. So aber habe ich weniger Störungen.

Wer etwas Dringendes auf dem Herzen hat, wird anrufen. Außerdem gönne ich mir telefonfreie Zeiten. Sie glauben kaum, was Sie in zwei Stunden störungsfreier Zeit schaffen können.

Übrigens: Sie müssen sich nicht rechtfertigen, wenn Sie einmal nicht ans Telefon gehen. Es gibt Situationen, in denen Sie nicht telefonieren können und erfahrungsgemäß haben andere Menschen dafür auch Verständnis. Wichtig: Einfach keine große Sache daraus machen.

Regel 2: E-Mails nur zu festen Zeiten checken!

E-Mails muss ich nicht sofort lesen. Briefe mache ich auch nur einmal am Tag auf – wenn ich den Briefkasten leere. Für mich persönlich hat es sich bewährt, morgens, mittags und abends jeweils einmal meine E-Mails zu checken und zu bearbeiten. Ausnahmesituationen kann es geben – aber sie müssen auch Ausnahmen bleiben.

Regel 3: Aufgaben strukturieren!

Ich bearbeite Aufgaben in einer sinnvollen Reihenfolge. Habe ich viele kleine und eine große Aufgabe auf dem Tagesprogramm, erledige ich oft erst die Kleinigkeiten. Das gibt mir sehr schnell das gute Gefühl, sehr viel geschafft zu haben. Die Motivation, nun nur noch die eine Aufgabe zu erledigen, ist dann besonders hoch. Dies hat natürlich seine Grenzen bei termingebundenen Aufgaben.

Regel 4: Aufgaben nicht mit negativen Emotionen verbinden!

Je mehr ich mich gegen eine Aufgabe wehre, weil sie gerade ungeplant dazwischenkommt, umso länger brauche ich dafür. Denn mir geht wertvolle Zeit und Energie für das Ärgern und Aufregen verloren. Überhaupt: Ich versuche immer, nur Positives mitzunehmen und die Probleme anderer nicht zu meinen zu machen. Selbstverständlich dürfen Sie mitfühlend sein, fokussieren Sie sich jedoch immer zuerst auf Ihre eigenen Themen.

Regel 5: Freie Zeitfenster fest einplanen!

Auch freie Zeiten plane ich fest ein. Diese Freiräume habe ich aber nicht nur für Hobbies, Familie und Freunde reserviert – was überaus wichtig ist. Vor allem habe ich Freiräume für mich selbst geschaffen. Sei es ein Spaziergang oder ein Abend auf der Couch, die Lieblingsserie oder ein paar Kapitel eines guten Buches. Runterkommen, nicht reden, nicht denken, keine Verpflichtungen. Gönnen Sie sich aktiv Zeit für sich selbst – regelmäßig!

Regel 6: Persönlichen Rhythmus finden!

Ich nutze meinen persönlichen Tagesrhythmus und passe meine Aufgaben an, wenn er sich ändert. Dies ist für mich persönlich die wichtigste Regel. So habe ich festgestellt, dass ich im Sommer früh morgens sehr konzentriert arbeiten kann. Hier habe ich Arbeiten eingeplant, die hohe Aufmerksamkeit erfordern. Wenn die Konzentration weg ist, erledige ich weniger anspruchsvolle Arbeiten oder mache auch einfach mal Pause, trinke einen Kaffee auf dem Balkon und genieße das schöne Wetter eine Weile. Danach geht es wieder weiter. Im Herbst und Winter komme ich später in Schwung und genieße eher die Ruhe am Abend. Ich arbeite, wenn ich produktiv bin, und tausche die Reihenfolge, wenn ich nicht weiterkomme. Klar ist auch: Manchmal muss der innere Schweinehund einfach überwunden werden. So werden Termine sicher eingehalten.

Fazit: Der beste Weg ist der passende Weg

Indem ich mich konsequent an diese wenigen Regeln gehalten habe, habe ich ein sehr ereignis- und vor allem arbeitsreiches Jahr überstanden. Deshalb freue ich mich, wenn die eine oder andere Regel auch Ihren Arbeitsalltag künftig erleichtert. Wichtig: Hören Sie in sich hinein und finden Sie Ihren persönlichen Weg. Sollten Sie weitere Unterstützung suchen, lege ich Ihnen den Arbeitskreis der Selbstständigen im Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC) ans Herz. Mehr Infos dazu finden Sie hier.

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Michaela Münker ist geprüfte Bilanzbuchhalterin und als selbstständige Beraterin im Rech-nungswesen tätig. Im Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC) engagiert sie sich als Leiterin des Arbeitskreises für Selbstständige.

bpo 2015:Arbeitsalltag;bpo 2015:Selbstständigkeit

Dieser Artikel gehört zu den Themen:

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