So macht Digitalisierung Ihr Buchhaltungsbüro ausfallsicherer

Es ist Montag und Sie fallen spontan aus. Da warten aber noch die Papierbelege auf Ihrem Schreibtisch. Und die digitalen Unterlagen stapeln sich in Ihrem E-Mailpostfach. Wer macht jetzt die Arbeit? Komplett eliminieren lässt sich die Arbeit nicht, smart damit umgehen kann man damit allerdings schon, und zwar mit digitalen Mandanten-Prozessen: Ihre Mandanten laden sämtliche Belege digital in ein Cloud-System, z.B. über eine Beleg-App. Von dort aus können moderne Software-Systeme den Beleg auslesen und Buchungsvorschläge erstellen. Damit ist Ihnen oder Ihrer Vertretung bereits viel Vorarbeit abgenommen und im Ernstfall muss niemand erstmal (Papier-)Belege sortieren und manuell verbuchen.

Ein Mandant benötigt die BWA der letzten 3 Monate und ein anderer sucht einen Beleg aus November letzten Jahres. Oftmals entstehen Rückfragen nicht, weil komplexe Probleme gelöst werden müssen, sondern weil Unterlagen gesucht werden. Fallen Sie aus, müssen Ihre Mandanten mit längeren Wartezeiten rechnen. Ein digitales Unternehmensportal entlastet beide Seiten. Mandanten können beispielsweise auf jederzeit auf Auswertungen zugreifen, Belege einsehen, Unterlagen selbst bereitstellen und Personaldaten hinterlegen. Dadurch werden Sie im Alltag weniger unterbrochen und Ihre Mandanten bleiben auch dann handlungsfähig, wenn Sie einmal nicht erreichbar sind.

Nicht jeder Ausfall bedeutet gleich mehrere Wochen Krankheit. Vielleicht müssen Sie kurzfristig zu Hause bleiben, ein krankes Kind betreuen oder können aus anderen Gründen nicht ins Büro. Mit einer ASP-Variante Ihrer Buchhaltungssoftware bleiben sie auch außerhalb Ihres Büros handlungsfähig: Über eine verschlüsselte Internet-Verbindung greifen Sie auf Ihre Daten zu und arbeiten, wie gewohnt. Jedoch an dem Ort Ihrer Wahl. So bleiben Sie flexibel und können die Arbeit für Ihre Mandanten trotzdem in gewohnter Qualität bereitstellen.