Navigation

Digitale Zusammenarbeit: So profitieren selbstständige Buchhalter und ihre Mandanten

Spätestens seit der Einführung der E-Rechnungspflicht ist klar: Es führt kein Weg mehr an einer digitalen Zusammenarbeit vorbei. Strukturierte Datensätze werden zukünftig das hauptsächliche Rechnungsformat sein, das es zu verarbeiten gilt. Papier- oder PDF-Rechnungen werden aussterben. Selbstständige Buchhalter und ihre Mandanten sind also gezwungen, Prozesse so schnell wie möglich zu digitalisieren.

Viele zögern jedoch noch, die Prozesse umzustellen – grundsätzliche Unsicherheiten, Sorge vor technischen Herausforderungen oder schlichtweg fehlende Zeit im Arbeitsalltag sind nur einige der Gründe. Warum es sich dennoch für beide Seiten lohnt, derartige Sorgen zu überwinden, zeigt dieser Artikel.

Sie beschleunigen Prozesse enorm

Erhalten selbstständige Buchhalter die Belege nur noch über (einen) digitalen Weg, spart das viel Zeit im Alltag. Anders als bei einer Papierrechnung, die gescannt wird und deren Text dann erst erkannt werden muss, benötigt eine E-Rechnung keine Texterkennung mehr. Software-Systeme lesen die strukturierten Daten direkt aus und erstellen daraus Buchungsvorschläge, die in die Finanzbuchführung übernommen werden.

Mandanten sparen sich nicht nur die vorgelagerten Tätigkeiten wie das Scannen, Trennen und Stempeln. Auch der Post-Versand der Belege oder die Autofahrt, um den Pendelordner zum Buchhalter zu bringen, entfallen. Stattdessen laden sie die Rechnungen digital in das Buchhaltungssystem hoch – jederzeit und von überall. So gelangen Belege über einen Kanal und vollständig zum Buchhalter, was wiederum Rückfragen einspart.

Sie schaffen mehr Transparenz

Digitale Zusammenarbeit macht Buchführung für alle Beteiligten transparenter – und das gleich auf mehreren Ebenen:

Sie suchen einen bestimmten Beleg? Liegen alle Rechnungen in einem digitalen Archiv, reicht meist nur ein Stichwort und der korrekte Beleg wird in Sekundenschnelle angezeigt. Langes Durchsuchen von Ordnern – adé!
Sie können eine Buchung nicht mehr nachvollziehen? Kein Problem – digitale Belege sind in den gängigen Software-Systemen direkt mit der Buchung verknüpft. Somit kann jeder Sachverhalt schnell nachvollzogen werden.
Wie geht’s meinem Unternehmen? Liegen die aktuelle Zahlen im System vor, ist es für selbstständige Buchhalter ein minimaler Zeitaufwand, beispielsweise eine betriebliche Auswertung bereitzustellen.

Sie erfüllen gesetzliche Vorgaben

Seit Anfang 2025 gilt die Pflicht, E-Rechnungen anzunehmen und diese revisionssicher archivieren zu können. Ab 2028 gilt dann die vollständige E-Rechnungspflicht. Die großzügigen Übergangsfristen des Gesetzgebers sind allerdings nicht zum Ausharren und Verweilen gedacht. Wer sich frühzeitig mit passenden Systemen und Abläufen für die Verarbeitung von E-Rechnungen beschäftigt und die Umstellung aktiv angeht, spart sich später nicht nur Fristen-Stress. Beide Parteien profitieren auch von einer modernen Arbeitsweise und mehr Effizienz im Alltag.