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Das müssen Ihre Mandanten zur E-Rechnungspflicht wissen

Seit dem 01. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für Unternehmen. Viele Betriebe, Handwerker, Kleinunternehmer und Selbstständige schieben das Thema trotzdem noch immer auf die lange Bank. Hier liegt Ihre Chance: Unterstützen Sie Ihre Mandanten aktiv bei der E-Rechnungspflicht. Helfen Sie ihnen dabei, die neuen Anforderungen problemlos zu bewältigen.

Warum gibt es die E-Rechnungspflicht überhaupt?

Die E-Rechnungspflicht ist Teil des Wachstumschancengesetzes und soll den Wirtschaftsstandort Deutschland nachhaltig stärken. Im Speziellen erhofft sich der Gesetzgeber mehrere Erfolge:

Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug
Durch den elektronischen Austausch von Rechnungen können Daten in Echtzeit geprüft und Manipulationen verhindert werden. Dies stärkt das Vertrauen in die Steuersysteme und sorgt für mehr Gerechtigkeit.
Förderung der Digitalisierung
Die Einführung der E-Rechnung ist ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg zu einer vollständig digitalen Verwaltung und Wirtschaft. Unternehmen sollen durch die Digitalisierung ihrer Buchhaltungsprozesse langfristig entlastet werden.
Effizienzsteigerung in Unternehmen
Dank der automatischen Verarbeitung elektronischer Rechnungen entfallen manuelle Tätigkeiten wie das Einscannen und die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten. Die Zeit- und Kostenersparnis durch automatisierte Prozesse schafft Freiräume für wichtigere Aufgaben.
Nachhaltigkeit
Der Verzicht auf Papierrechnungen trägt zur Ressourcenschonung bei und reduziert den ökologischen Fußabdruck.

Für Sie als Buchhalter bedeutet die E-Rechnungspflicht nicht nur eine Umstellung, sondern auch eine Chance: Sie können Ihre Mandanten dabei unterstützen, die neuen Anforderungen zu erfüllen, und gleichzeitig digitale Prozesse im Rechnungswesen fördern. Damit leisten Sie einen wichtigen Beitrag zur Modernisierung der Unternehmen und stärken Ihre Position als kompetenter Partner in einer zunehmend digitalisierten Welt.

Aber was genau ist eine E-Rechnung?

„Ich nutze doch schon PDF-Rechnungen!“ Diesen Satz haben Sie vielleicht schon von dem ein oder anderen Mandanten gehört. Allerdings erfüllen PDF-Dateien die neuen Anforderungen an elektronische Rechnungen nicht mehr. Um den Vorgaben des Gesetzgebers gerecht zu werden, benötigen die Rechnungen Ihrer Mandanten ein neues Format.

E-Rechnungen enthalten eine strukturierte elektronische XML-Datei. Das Besondere: Alle relevanten Rechnungsdaten, wie Rechnungsempfänger, Rechnungsdatum oder Betrag, sind an fest definierten Stellen im Format hinterlegt. Das ermöglicht eine vollständig digitale und automatisierte Verarbeitung, ohne dass Rechnungen manuell geprüft oder erfasst werden müssen. Ein PDF erfüllt diese Standards nicht.

Der einzige Nachteil: Auf den ersten Blick verraten Ihnen E-Rechnungen nichts. Denn XML-Dateien sind lange, kryptische Zeichenfolgen – und nur das ZUGFeRD-Format liefert eine visuelle Darstellung direkt mit. Doch keine Sorge: Mit der richtigen Software erhalten Sie alle Rechnungsinformationen immer gut lesbar aufbereitet.

	ZUGFeRD	XRechnung	PDF
Maschinell lesbar	✅	✅	eingeschränkt
Automatische Weiterverarbeitung möglich	✅	✅	❌
Sichtbeleg zur visuellen Darstellung (Lesbarkeit)	✅	❌	✅

Und die E-Rechnungspflicht gilt ab jetzt für alle Mandanten?

Die kurze Antwort lautet: Ja. Denn ab sofort müssen alle Unternehmen E-Rechnungen annehmen können. Doch gerade viele Kleinunternehmer und Selbstständige gehen fälschlicherweise davon aus, dass sie von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind. Oder dass für sie Übergangsfristen gelten. Hier sind Sie besonders gefragt. Klären Sie Ihre Mandanten auf, damit es nicht zu bösen Überraschungen kommt.

Denn großzügigere Fristen gewährt der Gesetzgeber nur beim Versand von E-Rechnungen:

Seit 1. Januar 2025:
Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dies betrifft den inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland. Eine vorherige Zustimmung des Empfängers ist nicht erforderlich.

Bis 31. Dezember 2026:
Es ist weiterhin erlaubt, Rechnungen im Papier- oder PDF-Format zu versenden, wenn der Rechnungsempfänger ausdrücklich zustimmt. Hier haben Sie als Buchhalter die Aufgabe, sicherzustellen, dass die Zustimmung für PDF-Rechnungen eingeholt wird, falls Ihre Mandanten noch in diesem Format ausstellen.

Bis 31. Dezember 2027:
Ab diesem Zeitpunkt dürfen Papier- und PDF-Rechnungen nur noch von Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro ausgestellt werden. Auch hier ist für PDF-Rechnungen die Zustimmung des Empfängers erforderlich.

Ab 1. Januar 2028:
Ab diesem Datum sind ausschließlich digitale Rechnungen zulässig. Ihre Mandanten müssen dann nicht nur E-Rechnungen empfangen können, sondern auch ZUGFeRD oder XRechnung in der eigenen Rechnungsausstellung verwenden. Papier- oder PDF-Rechnungen sind dann nicht mehr zulässig.

Die Übergangsfristen bieten noch Flexibilität, doch sollten Ihre Mandanten lieber heute als morgen mit der Umstellung beginnen, um spätere Komplikationen zu vermeiden. Indem Sie Ihre Mandanten jetzt unterstützen und ihnen bei der Implementierung der E-Rechnung helfen, können Sie nicht nur rechtzeitig die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch den Übergang zu einer effizienteren und zukunftssicheren Buchhaltung gestalten.

🚨 Sonderfälle und Ausnahmen 🚨

Rechnungen an Privatpersonen (B2C) fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht.
Für Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Betrag von 250 Euro gilt keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung.
Fahrausweise sind ebenfalls von der Pflicht zur Übermittlung als E-Rechnung ausgenommen.
Kleinunternehmer, die von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen zwar E-Rechnungen empfangen können, sind jedoch nicht verpflichtet, selbst elektronische Rechnungen zu versenden.

Gibt es auch Vorteile für Mandanten und Buchhalter bei der E-Rechnung?

Die Einführung der E-Rechnung wird von vielen Ihrer Mandanten zunächst bestimmt als zusätzliche gesetzliche Pflicht wahrgenommen. Dabei bietet die Umstellung auf elektronische Rechnungen weit mehr als nur die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben: Sie eröffnet Ihren Mandanten zahlreiche Chancen, ihre Prozesse effizienter, nachhaltiger und zukunftssicher zu gestalten. Statt den Fokus allein auf den Aufwand zu legen, sollten Sie die positiven Auswirkungen in den Vordergrund stellen – denn die E-Rechnung bringt echte Vorteile, die sich im Arbeitsalltag Ihrer Mandanten bemerkbar machen.

Zeit und Ressourcen sparen

Die Zeiten, in denen jede Rechnung mühsam gescannt, sortiert und abgestempelt werden musste, sind vorbei. Durch die Automatisierung entstehen neue Kapazitäten, die Ihre Mandanten für wertschöpfende Aufgaben, wie die Betreuung bestehender Kunden oder die Gewinnung neuer, einsetzen können.

Schnellere Abläufe

Die Digitalisierung sorgt für einen reibungslosen und medienbruchfreien Rechnungsprozess. Ihre Mandanten sparen wertvolle Zeit, die sie in wichtige Geschäftsaktivitäten investieren können – sei es die Akquise neuer Aufträge oder die Optimierung interner Abläufe.

Optimiertes Liquiditätsmanagement

Durch die schnellere Bearbeitung von Rechnungen können Ihre Mandanten Skontoabzüge nutzen, während eine zügige Rechnungszustellung dafür sorgt, dass Zahlungseingänge früher erfolgen und die Liquidität gesteigert wird.

Höhere Sicherheit und Genauigkeit

Die automatische Auslesung der Rechnungsdaten eliminiert manuelle Eingaben und minimiert Fehlerquellen. Das Ergebnis: weniger Aufwand, mehr Genauigkeit und eine Buchhaltung, auf die sich Ihre Mandanten jederzeit verlassen können.

Nachhaltiger arbeiten

Mit der Umstellung auf digitale Prozesse reduzieren Ihre Mandanten ihren Papierverbrauch erheblich und leisten damit einen aktiven Beitrag zum Umweltschutz – ein klarer Pluspunkt für nachhaltiges Wirtschaften.

Das Schöne: Auch Sie als Buchhalter profitieren von der Umstellung Ihrer Mandanten. Ohne Papierbelege arbeiten Sie medienbruchfrei, beschleunigen Ihre Prozesse und sparen Zeit. Die E-Rechnungspflicht ist unterm Strich also eine echte Win-win-Situation für alle Seiten.

Moment, wie müssen Mandanten E-Rechnungen eigentlich archivieren?

Auch bei der Einführung der E-Rechnung bleibt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren bestehen. Das bedeutet, dass Ihre Mandanten weiterhin alle Rechnungen ordnungsgemäß archivieren müssen – nun jedoch unter Berücksichtigung der besonderen Anforderungen für elektronische Formate. Hierbei gelten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff):

E-Rechnungen müssen im digitalen Ursprungsformat archiviert werden.
Die Lesbarkeit der E-Rechnungen muss jederzeit gewährleistet sein.
Modifikationen an E-Rechnungen sind unzulässig. Sollten Änderungen erforderlich sein, müssen diese vollständig dokumentiert werden, während der ursprüngliche Inhalt unverändert erhalten bleibt.

Jetzt aktiv werden – das sind die nächsten Schritte für Ihre Mandanten bei der E-Rechnungspflicht

Unterstützen Sie Ihre Mandanten dabei, die E-Rechnung als Chance zu begreifen. Informieren Sie über Fristen, Vorteile und Vorgaben. Damit haben Sie den ersten wichtigen Schritt bereits getan. Darüber hinaus können Sie bei der Auswahl geeigneter Softwarelösungen beraten, die den neuen Anforderungen gerecht werden.

Für Ihre Mandanten sind insbesondere folgende Funktionen einer E-Rechnungs-Software von zentraler Bedeutung:

Integration mit Buchhaltungssoftware

Rechnungsdaten können nahtlos an bestehende Buchhaltungssysteme übergeben werden, was die Zusammenarbeit zwischen Mandanten und Buchhalter deutlich erleichtert.

Prüfung auf gesetzliche Anforderungen

Die Software überprüft automatisch, ob alle Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes an Rechnungen erfüllt sind, und hilft, Fehler zu vermeiden.

Auslesen von XML-Dateien

E-Rechnungen im XML-Format werden automatisiert ausgelesen und in einem verständlichen Belegbild dargestellt – bereit für die fachliche Prüfung.

Empfang und Verarbeitung verschiedener Formate

Eine gute Lösung verarbeitet Formate wie XRechnung, ZUGFeRD, PDF und sogar gescannte Papierbelege.

Revisionssichere Archivierung

Alle Rechnungsdokumente werden GoBD-konform und gesetzeskonform archiviert.