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BVV-Pflicht 2027: Warum viele Mandanten noch nicht vorbereitet sind

Die Anforderungen der BVV gelten bereits heute. Ende 2026 entfällt die Befreiungsmöglichkeit für die Bereitstellung elektronischer Entgeltunterlagen.

Das Wichtigste im Überblick

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber ihre begleitenden Entgeltunterlagen elektronisch und maschinell auswertbar führen. Rechtsgrundlage ist § 8 Absatz 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV).
Die Pflicht gilt für jeden Arbeitgeber in Deutschland.
Entscheidend für die Anforderungen sind Struktur, Revisionssicherheit und maschinelle Auswertbarkeit.
Wer bei der Betriebsprüfung nicht prüfungsfähig ist, riskiert konkrete finanzielle Konsequenzen: Verzögerungsgelder, Schätzungen, Beitrags- und Steuernachforderungen.

Das erhöht den Handlungsdruck für Unternehmen deutlich, denn jetzt führt kein Weg mehr daran vorbei, Prozesse anzupassen. Aber wie gut sind sie bis jetzt vorbereitet? Genau das haben wir die Buchhalterseite-Community gefragt und folgendes Ergebnis erhalten:

Frage: Sind Ihre Mandanten bereit für die BVV-Pflicht?

63 Prozent: Nein, da gibt es noch viel zu tun

23 Prozent: Teilweise, ein paar Baustellen gibt es noch

11 Prozent: Ja klar, das haben wir im Griff

3 Prozent: Sonstiges

Selbstständige Buchhalter sehen noch großen Handlungsbedarf

Die Mehrheit unserer Community gibt an, dass Ihre Mandanten noch nicht BVV-ready sind. Die gute Nachricht: Unternehmen sind mit den Herausforderungen, die diese Pflicht mit sich bringt, nicht alleine. Die schlechte Nachricht: Sowohl Unternehmen als auch selbstständige Buchhalter werden in den kommen Wochen und Monaten einen erhöhten Aufwand bewältigen müssen. Denn es ist empfehlenswert, zum Stichtag mit der Umstellung fertig zu sein, um Stresssituationen vor der nächsten Betriebsprüfung zu vermeiden. Was sind also Hürden, vor denen Unternehmen gerade stehen? Das haben wir ebenfalls erfragt:

Frage: Welche Gründe verzögern die Umstellung auf die BVV-Pflicht?

26 Prozent: Meine Mandanten zeigen kein Interesse am Thema BVV-Pflicht

21 Prozent: Meine Mandanten sehen keine Notwendigkeit (sie nutzen PDFs)

20 Prozent: Der Umstellungsaufwand ist hoch

20 Prozent: Es gibt viele Unklarheiten (ich muss Mandanten ausführlich beraten)

8 Prozent: Wir kümmern uns zu einem späteren Zeitpunkt um dieses Thema

5 Prozent: Sonstiges

Fehlendes Interesse an der BVV-Pflicht ist die größte Hürde

Als häufigste Hürde nennt die Community das fehlende Interesse Ihrer Mandanten.

Die BVV-Pflicht steht im Alltag nicht immer ganz oben auf der Prioritätenliste – nachvollziehbar: Solange keine Betriebsprüfung bevorsteht, erscheint die digitale Führung von Entgeltunterlagen wie ein Thema, das noch warten kann. Doch meistens geht es dann doch schneller als man denkt. Können dann die erforderlichen Unterlagen nicht vollständig und in der geforderten Form bereitgestellt werden, verursacht das oft zusätzlichen Aufwand. Je nach Einzelfall sind dann Verzögerungsgelder, Schätzungen der Beitragsgrundlagen sowie Beitrags- und Steuernachforderungen möglich.

Tipp:

Machen Sie Ihre Mandanten sachlich auf diese Pflicht und auch auf die Konsequenzen aufmerksam. Und klären Sie auch unbedingt die Verantwortlichkeiten. Denn viele gehen davon aus, dass sich jemand anderes, in diesem Fall Sie, darum kümmern wird.

Hoher Umstellungsaufwand trifft auf viele offene Fragen

Hoher Umstellungs- und Informationsaufwand wurden zusätzlich als Gründe genannt. Gerade wenn Entgeltunterlagen bisher über verschiedene Kanäle eingehen und an unterschiedlichen Orten liegen, kann die Aufgabe zunächst groß wirken. Fehlt zusätzlich der Überblick, was überhaupt noch zu erledigen ist, führt das zu weiteren Unsicherheiten.

Stehen Sie Ihren Mandanten jetzt als verlässlicher Partner zur Seite. Zwar liegt die Verantwortung für die Umstellung am Ende beim Arbeitgeber, dennoch sehen Sie durch Ihre Erfahrung Lücken im Prozess als einer der ersten. Gehen Sie also mit Ihren Mandanten in den Dialog. Folgende Handlungsschritte können Sie außerdem mitgeben:

1. Ist-Zustand prüfen
Zunächst gilt es zu klären, welche Entgeltunterlagen heute wo liegen: Was ist bereits digital, was steht auf Papier, was steckt sich in E-Mail-Postfächern? Dieser Überblick zeigt die tatsächlichen Lücken.

2. System prüfen
Anschließend sollte die eingesetzte Software daraufhin bewertet werden, ob sie Unveränderbarkeit, Protokollierung und maschinelle Auswertbarkeit tatsächlich sicherstellt – oder ob nur Dateien abgelegt werden.

3. Ab 2027 geht’s korrekt los  
Entscheidend ist, dass alle ab dem Stichtag entstehenden Dokumente von Anfang an strukturiert und konform erfasst werden. Eine schrittweise Digitalisierung des Altbestands kann zusätzlich sinnvoll sein.

4. Neue Prozesse dokumentieren: 
Zuletzt sollten Zuständigkeiten, Berechtigungen und Datenschutzvorgaben dokumentiert und das Team geschult werden. Ein regelmäßiger Vollständigkeitscheck hält die Ablage dauerhaft prüfungssicher.

Empfehlung: Webinar zur BVV-Pflicht

In diesem Webinar erfahren Sie von Entgelt-Spezialist Josef Hofstetter und dem ehemaligen DRV-Prüfer Jörg Romanowski, was sich zum 1. Januar 2027 ändert und wie Sie die Entgeltunterlagen fit für die euBP machen. Wir laden Sie und Ihre Mandanten zu diesem Live-Webinar ein.

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Der PDF-Irrtum: Digital ist nicht automatisch BVV-konform

Die Umfrage zeigt außerdem, dass Unternehmen keine Notwendigkeit zur Umstellung sehen, weil sie bereits PDF-Dateien verwenden. Dahinter steckt ein verbreitetes Missverständnis:

PDF ist zwar grundsätzlich ein zulässiges Dateiformat. Ob eine Ablage BVV-konform ist, entscheidet sich jedoch nicht allein am Format. Ebenso wichtig ist, wie die Dateien abgelegt, zugeordnet und vor Veränderungen geschützt werden.

Ein gewöhnlicher PDF-Ordner auf einem Computer, Netzlaufwerk oder in einem Cloud-Speicher reicht daher in der Regel nicht aus. Dateien können dort häufig unbemerkt verändert, verschoben oder gelöscht werden. Zudem fehlen oftmals eine eindeutige Zuordnung, eine nachvollziehbare Protokollierung sowie die Möglichkeit, die Unterlagen im Prüfungsfall strukturiert bereitzustellen.

Fazit:

Die Umfrage in unserer Community zeigt: ein Großteil ihrer Mandanten ist heute noch nicht auf die BVV-Pflicht vorbereitet. Für viele hat das Thema keine Dringlichkeit, ihnen fehlt in den ganzen Gesetzen schlichtweg die Orientierung oder sie gehen – irrtümlicherweise - davon aus, dass Ihr Prozess bereits BVV-konform ist. Selbstständige Buchhalter können in dieser Angelegenheit mit Ihrem Profi-Wissen helfend zur Seite stehen, Informationen an die Hand geben oder Handlungsschritte empfehlen. So unterstützen Sie Ihre Mandanten dabei, für die nächste Betriebsprüfung optimal vorbereitet zu sein.