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So verbessern Buchhalter die Kommunikation mit ihren Mandanten

Kommunikation ist schon im Alltag eine echte Herausforderung – Missverständnisse, unterschiedliche Standpunkte und Meinungen. Im beruflichen Alltag kann das darüber hinaus zu immensen Verzögerungen in Arbeitsabläufen führen – und das frustriert. Beide Seiten. Aber womit haben im speziellen Buchhalter in der Zusammenarbeit mit ihren Mandanten zu kämpfen? Wir haben in der Buchhalter-Community nachgefragt. Und die Antwort ist ziemlich eindeutig.

Was ist Ihre größte Herausforderung in der Mandanten-Kommunikation?

Umfrageergebnis: Womit haben Sie in der Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten zu kämpfen

Auf der einen Seite ist es natürlich ein erleichterndes Gefühl, nicht alleine mit seinen Herausforderungen zu sein. Andererseits ist dies eine wunderbare Chance, um sich mit Lösungen auseinanderzusetzen, um genau mit solchen Situationen souverän umzugehen.

Dieser Artikel zeigt Ihnen praxisnahe Tipps zu den 4 größten Herausforderungen unserer Community. Schon kleine Veränderungen können viel bewirken. Probieren Sie es am besten selbst aus.

1. Herausforderung: Immer wieder nach fehlenden Unterlagen fragen müssen

87 Prozent der Buchhalterseite-Community geben an, dass sie häufig wegen fehlenden Unterlagen nachfragen müssen. Im Tagesgeschäft kann auf Seiten des Mandanten natürlich schon mal was untergehen. Wird es zur Dauer-Herausforderung, führt das jedoch zu Frust, verzögert Prozesse und kostet Sie unnötig Zeit, die Sie stattdessen in wertschöpfendere Tätigkeiten investieren könnten. Grund genug, um dieser Herausforderung entgegenzuwirken.

Tipps

Automatisieren Sie Erinnerungen so weit wie möglich, zum Beispiel über E-Mail-Vorlagen oder ähnliches. Das kostet wesentlich weniger Zeit als jede Nachricht manuell zu verfassen und einzuplanen.
Beraten Sie Ihre Mandanten hinsichtlich digitaler Zusammenarbeit. Reichen Ihre Mandanten alle Belege nur noch digital ein, spart das viel Zeit und sorgt für mehr Übersicht. Eine einfache Möglichkeit, vor allem für kleine Mandanten, ist der Agenda InvoiceHub. Mit diesem nehmen Ihre Mandanten sämtliche Belege einfach an, prüfen sie, archivieren sie GoBD-konform und übermitteln sie per Schnittstelle direkt in Ihr Agenda- oder DATEV-System.

2. Herausforderung: Hoher Erklärungsbedarf oder häufige Rückfragen

Die BWA, Rückstellungen oder das Anlagevermögen – viele Mandanten steigen hier schnell aus. Kein Problem, schließlich sind ja auch Sie der Experte. Dennoch birgt das bei 53 Prozent unserer Community Herausforderungen. Denn ausführlich Fragen zu beantworten, kostet Zeit. Und manchmal auch ein paar Nerven.

Tipps

Sind es immer ähnliche Fragen, können Sie Q&A bzw. FAQ erstellen und auf diese verweisen. Individuelles lässt sich darauf aufbauend dann viel leichter erläutern.
Arbeiten Sie mit Schaubildern, die dabei unterstützen, komplexe Themen leichter zu erklären.
Führen Sie Sprechzeiten ein, in der Sie zeitaufwendigere Gespräche bündeln. So werden Sie aus Ihrem Alltagsgeschäft nicht herausgerissen und vermeiden Stress-Situationen.

3. Herausforderung: Steuerliche Beratung ist gefragt – aber rechtlich tabu

Knapp die Hälfte der Buchhalter-Community gibt an, immer wieder mit Fragen zu Steuerthemen konfrontiert zu sein. Die Sie als Buchhalter allerdings gar nicht bearbeiten dürfen. Von der positiven Seite betrachtet: Ihre Mandanten vertrauen Ihnen und wenden sich gleich an Sie. Jetzt ist es dennoch wichtig, souverän zu reagieren.

Tipps

Nutzen Sie freundliche, aber klare Formulierungen: „Dazu darf ich leider keine verbindliche Auskunft geben – das liegt im Zuständigkeitsbereich der Steuerberatung.“
Bieten Sie an, relevante Informationen gezielt vorzubereiten.
Arbeiten Sie Kooperationen mit Steuerberatern aus. So können Sie Ihren Mandanten gezielte Empfehlungen aussprechen und das Vertrauen weiter stärken.
Kommunizieren Sie gleich zu Beginn der Zusammenarbeit transparent, welche Dienstleistungen Sie erbringen. Bereiten Sie dafür beispielsweise ein Info-Blatt vor.

4. Herausforderung: Mandanten sind kaum erreichbar oder nehmen sich wenig Zeit

Sie schreiben E-Mails, rufen an – und hören oft tagelang nichts, benötigen aber dringend ein Gespräch mit dem Mandanten. 40 Prozent der Community geben an, dass das eine große Herausforderung ist. Natürlich kann es bei Ihrem Mandanten mal stressiger werden und dazu führen, dass er schlecht erreichbar ist. Ist das allerdings häufiger der Fall, können Sie Ihre Arbeit im schlimmsten Fall nicht abschließen.

Tipps

Gehen Sie auf den Mandanten ein: Wann ist er am besten erreichbar? Welche Kommunikationswege nutzt er am liebsten? Notieren Sie sich das und lassen Sie das in Ihre Zusammenarbeit mit einfließen.
Rückfragen lassen sich selbstverständlich nicht vermeiden. Versuchen Sie, diese bei schwer erreichbaren Mandanten zu bündeln, indem Sie alle Fragen strukturiert sammeln und in einer E-Mail oder einem Anruf abhandeln.
Machen Sie freundlich aber selbstbewusst darauf aufmerksam, warum der Austausch wichtig ist – und welche Folgen es hat, wenn Sie keine Antworten erhalten.

Fazit

Viele Herausforderungen im Kontakt mit Mandanten lassen sich nicht vollständig „wegorganisieren“ – aber sie lassen sich deutlich entschärfen, wenn man sie aktiv anspricht und strukturiert angeht. Professionelle Buchhaltung lebt von Zusammenarbeit. Und mit ein paar gezielten Maßnahmen kann diese Zusammenarbeit spürbar entspannter und effektiver werden.