Mandantengespräche mit Mehrwert

Nur wer Ziele hat, kann sie auch erreichen: Das klingt selbstverständlich, wird bei Mandantengesprächen aber oft unterschätzt. Wer sich im Vorfeld klar macht, worum es im Gespräch gehen soll, schafft die Grundlage für ein starkes Ergebnis.

Wollen Sie Ihren Mandanten über aktuelle Gesetzesänderungen informieren? Möchten Sie anhand der aktuellen Zahlen aus der BWA einen Beratungsbedarf ausloten? Oder geht es darum, gemeinsam eine Entscheidung herbeizuführen? Ziele gibt es viele – Sie müssen sie nur ganz bewusst setzen.

Ein hilfreicher Einstieg in die Zielsetzung ist die Frage nach dem konkreten Anlass des Gesprächs. Geht es um ein Erstgespräch mit einem neuen Mandanten, eine strategische Planung oder um ein Krisengespräch bei finanziellen Engpässen? Je klarer der Anlass ist, desto leichter fällt es Ihnen, ein konkretes Ziel zu formulieren und sich gezielt vorzubereiten.

Warten Sie nicht auf Probleme – etablieren Sie regelmäßige Gesprächstermine als festen Bestandteil Ihrer Mandats­beziehung. Ob quartalsweise oder halbjährlich: Ein fester Rhythmus stärkt das Vertrauen, schafft Sicherheit und macht Ihre Arbeit effizienter. Eine strukturierte Agenda mit wiederkehrenden Themen wie Umsatzentwicklung, offene Posten oder Investitionen sorgt für Klarheit und Kontinuität.

Mandanten suchen nicht nur einen Buchhalter – sie suchen jemanden, dem sie vertrauen können. Persönliches Interesse macht hier oft den Unterschied. Erinnern Sie sich an Gespräche, an kleine Anekdoten oder an kommende Ereignisse. Ein Satz wie „Wie war die Reise nach Island?“ zeigt Ihrem Gegenüber, dass er für Sie mehr ist als nur ein Aktenzeichen.

Je besser Sie vorbereitet sind, desto souveräner wirken Sie. Wenn Sie Unterlagen und Zahlen kennen, sparen Sie Zeit, vermeiden Rückfragen und treten als Profi auf Augenhöhe auf. Versetzen Sie sich zudem in die Perspektive Ihres Mandanten: Was treibt ihn um? Welche Prioritäten hat er? Strukturieren Sie Ihre Gesprächspunkte entsprechend.

Fachwissen ist das eine – Ihre Gesprächsführung das andere. Denn wie Sie mit Ihrem Mandanten kommunizieren, entscheidet maßgeblich über die Qualität des Gesprächs. Achten Sie auf aktives Zuhören: Lassen Sie Ihren Mandanten ausreden, fassen Sie Gesagtes nochmal in Ihren eigenen Worten zusammen („Wenn ich Sie richtig verstanden habe, …“) und stellen Sie offene Fragen wie: „Welche Entwicklung wünschen Sie sich für das kommende Quartal?“

Auch Ihre Körpersprache spielt eine Rolle – selbst im Online-Meeting. Blickkontakt, ein offenes Lächeln oder ein zustimmendes Nicken vermitteln Aufmerksamkeit und Wertschätzung. Halten Sie den Ton freundlich und ruhig, auch wenn es mal kritisch wird. So schaffen Sie eine vertrauensvolle Atmosphäre, in der sich Ihr Mandant verstanden und ernst genommen fühlt – selbst in stressigen oder komplexen Situationen.

Erstellen Sie eine Gesprächs-Agenda und teilen Sie diese vorab mit Ihrem Mandanten. Das zeigt nicht nur Professionalität, sondern hilft auch bei der Vorbereitung. Noch besser: Bitten Sie Ihren Mandanten, eigene Themen zu ergänzen. So entsteht eine gemeinsame Arbeitsgrundlage – und nichts Wichtiges geht unter.

Ein gutes Gespräch allein reicht nicht – entscheidend ist, was danach passiert. Notieren Sie konkrete To-dos, benennen Sie Verantwortliche und setzen Sie Fristen – direkt im Anschluss an das Gespräch. So schaffen Sie Verbindlichkeit. Ob auf Papier oder digital, mit Excel oder einem anderen Tool: Wichtig ist, dass Aufgaben nicht verloren gehen.

Ihre Mandanten wollen keine Zahlen-Nacherzählung, sondern Orientierung. Nutzen Sie die Gelegenheit, um neue Perspektiven zu eröffnen: Welche Entwicklungen kommen auf das Unternehmen zu? Welche Investitionen könnten sinnvoll sein? Wer Impulse gibt, wird zum geschätzten Sparringspartner.

Nachfassen lohnt sich. Fragen Sie Ihren Mandanten ein paar Tage nach dem Gespräch, ob er mit dem Austausch zufrieden war und ob noch Punkte offen geblieben sind. Zeigen Sie, dass Sie an einem echten Mehrwert interessiert sind.

Zufriedene Mandanten sind die beste Werbung. Nutzen Sie die gute Gelegenheit und bitten Sie um eine aktive Weiterempfehlung – egal ob persönlich oder digital. Wie das am besten funktioniert, lesen Sie im Artikel „Mit Empfehlungen den Umsatz steigern“.