Dokumentation für das PC-Kassensystem kann auch gespeichert werden

Die Organisationsunterlagen einer elektronischen Kasse bzw. eines PC-Kassensystems müssen dem Finanzamt nicht in Papierform vorgelegt werden, sondern können auch auf dem Gerät gespeichert werden. Das Finanzamt darf im Fall der Speicherung also nicht von einem Mangel der Kassenbuchführung ausgehen und allein deshalb eine Hinzuschätzung vornehmen.

Hintergrund: Die Finanzverwaltung stellt hohe Anforderungen an die Kassenführung, d.h. an die elektronische Erfassung von Bareinnahmen. Unter anderem verlangt die Finanzverwaltung die Dokumentation der Organisationsunterlagen des Kassensystems; hierzu gehören insbesondere die Dokumentation der Programmierung und die Aufbewahrung der Gebrauchsanweisung für die Kasse.

Streitfall: Der Kläger betrieb einen Friseursalon und ermittelte seinen Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung. Das Finanzamt führte bei dem Kläger eine Außenprüfung durch und verlangte von ihm die Vorlage der Protokolle über die Einrichtung und Programmierung des PC-Kassensystems. Der Kläger behauptete, dass diese Unterlagen im Kassensystem selbst gespeichert würden und legte keine Papierunterlagen vor. Das Finanzamt ging wegen verschiedener Löschungen im Kassensystem von einer fehlerhaften Kassenbuchführung aus und beanstandete die Nichtvorlage der Protokolle über die Einrichtung und Programmierung des Kassensystems. Es schätzte daher Gewinne hinzu. Der Kläger verlor das Klageverfahren vor dem Finanzgericht (FG) und wandte sich beim Bundesfinanzhof (BFH) gegen die Nichtzulassung der Revision.

Entscheidung: Der BFH gab der Beschwerde statt und verwies die Sache wegen eines Verfahrensmangels an das FG zurück:

• Die Organisationsunterlagen für eine elektronische Kasse bzw. für ein PC-Kassensystem müssen nicht in Papierform vorgelegt werden. Es genügt die Speicherung dieser Unterlagen auf dem betrieblichen Kassensystem. Denn das Gesetz lässt es zu, dass erforderliche Aufzeichnungen auf Datenträgern gespeichert werden.
• Das FG muss nun im zweiten Rechtsgang überprüfen, ob die Organisationsunterlagen tatsächlich auf dem PC-Kassensystem gespeichert wurden.
• Außerdem muss das FG prüfen, ob das Kassensystem manipulierbar war oder ob sich der Kläger dadurch entlasten kann, dass eine Manipulation ausgeschlossen war.

Hinweise: Der BFH hat bereits jetzt angeregt, dass das FG bei seiner erneuten Entscheidung von sich aus die Revision zum BFH zulassen wird. Denn der BFH möchte insbesondere die Frage der Manipulierbarkeit von Kassensystemen klären. Dabei geht es um die Frage, ob Unternehmer ein manipulationssicheres Kassensystem verwenden müssen oder ob das Finanzamt eine konkrete Manipulation nachweisen muss. Diese Rechtsfrage hat eine hohe praktische Bedeutung, ist aber höchstrichterlich noch nicht geklärt.

Quelle: BFH, Beschluss v. 23.2.2018 - X B 65/17, NWB