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Betriebsprüfung: So sind Lohnbuchhalter perfekt vorbereitet

Allein 2023 führten Lohnsteueraußenprüfungen zu Nachzahlungen in Höhe von 734 Millionen Euro. Müssen Lohnbuchhalter jetzt in Stress ausbrechen? Klares Nein! Mit dem richtigen Wissen meistern Sie jede Betriebsprüfung routiniert – egal, ob Lohnsteueraußen- oder Sozialversicherungsprüfung. Denn wenn Sie wissen, was Prüfer gezielt in den Blick nehmen, ist alles nur eine Frage der Vorbereitung. Wir haben drei besonders beliebte Fokusthemen für Sie aufbereitet:

Fokus Betriebsprüfung Nr. 1 – Betriebsveranstaltungen

Betriebsveranstaltungen sind ein Klassiker, wenn es um Nachzahlungen bei der Lohnsteueraußenprüfung geht. Der Grund: Die Berechnung des Freibetrags war lange umstritten, bis der Bundesfinanzhof entschied, dass nur physisch anwesende Teilnehmer berücksichtigt werden dürfen – und nicht die angemeldeten. Prüfer werden deshalb besonders genau auf Teilnehmerlisten schauen und nachrechnen. Ein klarer Prüfungsfokus, den Sie leicht vermeiden können, indem Sie die Teilnehmerlisten stets korrekt führen.

Fokus Betriebsprüfung Nr. 2 – Energiepreispauschale

Die Energiepreispauschale (EPP) ist für viele Betriebsprüfungen relevant. Wird sie an die falschen Arbeitnehmer ausgezahlt oder die falsche Höhe gewählt, ist das ein gefundenes Fressen für Betriebsprüfer. Gerade hier lohnt es sich, Lohnabrechnungen doppelt zu prüfen und sicherzustellen, dass die EPP korrekt verarbeitet wurde. So vermeiden Sie unangenehme Rückfragen oder Nachzahlungen.

Fokus Betriebsprüfung Nr. 3 – Gesellschafter und Geschäftsführer

Ein weiterer Schwerpunkt bei der Betriebsprüfung der Rentenversicherung ist die SV-rechtliche Beurteilung von Gesellschaftern und Geschäftsführern einer GmbH. Seit 2019 sind Betriebsprüfer besonders aufmerksam, ob diese ordnungsgemäß sozialversicherungspflichtig behandelt wurden. Die Konsequenzen können teuer werden – Rückzahlungen im sechsstelligen Bereich sind hier keine Seltenheit. Umso wichtiger ist es, hier von Anfang an auf saubere Prozesse zu achten.

Digitalisierung als Schlüsselfaktor

Neben dem Fachwissen ist eine moderne, digitale Lohnabrechnungssoftware Ihr bester Freund, wenn es um die Prüfungsvorbereitung geht. Systeme wie die Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung stellen sicher, dass gesetzliche Änderungen automatisch eingespielt werden und Ihre Abrechnungen immer auf dem aktuellen Stand sind. Darüber hinaus ermöglichen sie eine fehlerfreie und schnelle Verarbeitung von Belegen – ein unschätzbarer Vorteil, wenn es um die Sozialversicherungsprüfung oder eine Lohnsteueraußenprüfung geht.

Fazit: Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg

Eine Betriebsprüfung ist keine Hürde, die Lohnbuchhalter fürchten müssen, solange sie gut vorbereitet sind. Vermeiden Sie teure Fehler, indem Sie sich frühzeitig mit den Schwerpunkten der Prüfungen vertraut machen und Ihre Prozesse – auch mithilfe digitaler Tools – optimieren. Wenn Sie die richtigen Schritte unternehmen, wird die nächste Prüfung zur Routine und nicht zum Stressfaktor.

Webinar zur Lohnsteueraußen- und Sozialversicherungsprüfung

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